こぼれ話 

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◆ No 7

 

Excel(エクセル)を使っていますか Word(ワード)を使っていますか
ホームランバッター エラー値
ある成功者から学ぶ 新パソその後

 

Excel(エクセル)を使っていますか

前回が「ワード使っていますか」でしたので、今回はエクセルで…(笑)
実は私自身、仕事でエクセルを使うことが減りつつあります。というと何か別の表計算ソフトでも導入したのか?と思われそうですが、そうではありません。単純に仕事の内容が変わり、触る時間が少なくなっているのです。HPを始めたころは毎日エクセルと向かい合っていたのですが…

毎日エクセルに向かいデータを入力。また、毎日エクセルでリストや表を作ったり、関数やマクロを使っている。そういう話を聞くと羨ましい限りです。私など、エクセルの画面を開いていると、何をしているのかと覗き込まれ、仕事をしていないように思われることもあります(笑)
仕事でエクセルを開くことが週に何回あるでしょうか?おかしなもので、使う場面が減ると、スキルが落ちます。私は年齢の影響もあって、関数のスペルや面倒な操作などをよく忘れます(爆)

◆ ◆ ◆

読者の皆さんの中にはきっと私と同じような境遇の方もいることと思います。
では、仕事で使う場面が減り、スキルが落ちることをある程度防ぐにはどうればいいでしょうか?いろいろ考えれれますが、一つには日常的に家庭でもエクセルを使うようにすることだと思います。エクセルで家計簿をつける。日記を書く。それから、エクセルで自分なりの何かを作ることを課題にすることなどがいいのではないでしょうか。
特に何かを作ることは、スキルの維持と共に、アップにも繋がります。仕事で使うことが減ってしまった方は、挑戦してみてください。

(2004年7月20日号メルマガより 8/8転載)

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Word(ワード)を使っていますか

エクセルは、マニュアル本やHPで勉強したことがある。でもワードは、すべて我流でやっている。という方が多いのではないでしょうか?
そういう私もその一人?(笑)   
これは一昔前、ワープロ専用機を使っていたことから、ワードは文字を打つだけだから簡単だ。という先入観があるからかもしれません。ところが、ワードもより高度に使おうとすると、とても我流ではダメなことに気が付きます。

先月、ある取引先の会社から、数ページのワード文書を添付ファイルでいただき、これを修正して会社の書類に応用しようとしたことがあります。段落番号が振ってあり、箇条書きになった文書です。ところがいざ修正しようと番号をみると、段落番号機能で入力したもの、そのままキーボードから打ったものが混在しているのです。(文字間隔や修正時の取り扱いが異なります。)作った方には失礼ですが、これがワードの現実かと笑ってしまいました。たまたま私は、「ほのぼのカルチャー広場」さんでこの段落番号を簡単にTABキーで入力する方法を習っていたので、手早く修正することができましたが、ワードの場合こうした文書がよく見られます。

◆ ◆ ◆

少し高度に使う。あるいは対外的な文書をワードで作るといった時には、やはりワードの機能に即した文書にすべきだと思います。今や文書のやり取りは、紙から添付ファイルなどに変わってきています。可笑しな作りこみをしていると恥をかくこともあり得ます。また、会社のイメージダウンに繋がることもあるかもしれません。そういう意味では、我流から一歩脱して、よりスキルアップすることが大事ではないでしょうか。

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時には、マニュアル本を開く、ヘルプを見る。また、ワードの解説サイトで勉強することも大事です。わからないことは、質問掲示板で質問してみるといったことも必要ではないでしょうか。
そこでお勧めなのが、最近ワードの質問掲示板を設置された「お局さまのクイズ&ワードルーム」です。メルマガでも、お勧め掲示板としてリンクしています。ワードの解説、質問掲示板、各種クイズが揃っています。ここで、勉強して我流から一歩脱してみては如何でしょうか? (^^ゞ

☆お局さまのクイズ&ワードルーム
http://otubonesama.web.infoseek.co.jp/

☆ワード質問掲示板
http://otubonesama.web.infoseek.co.jp/question/index.html

(2004年7月12日号メルマガより 8/8転載)

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ホームランバッター

野球シーズン真最中です。近鉄とオリックスの合併話はさておいて、ちょっと気になった話題から。。

巨人のキャッチャー阿部選手をご存知でしょうか? 6月19日現在、彼はホームラン24本を放ち、セリーグのホームラン王です。4月と5月にはホームランを量産し大活躍しました。この活躍を見つつもある野球評論家は、「彼は所詮、ホームランバッターではない!いずれ打てなくなる。」といい、「ホームランバッターの器ではない。」とも言い放っていました。これを聞いていた私は、可笑しな発言をするものだと首を傾けました。。

確かにホームランバッターというと、「4番バッター」あるいは「3〜5番バッター」というイメージがあります。この基準からすると阿部選手はこの枠から外れます。また、昨年だってホームランは15本しか打っていません。しかし、今年の活躍はどうでしょうか。ホームランバッターの資格、十分だと思うのです。「ホームランを打つ奴がホームランバッターだ」と私は思います(笑)
野球好きの皆さん!この件をどう思われますか?

◆ ◆ ◆

世の中には、先入観、思い込み、色めがね、既成概念等というものがあります。その結果、本質を見失うこともよくある話です。エクセルを使う上でも、思い込みの類はよくあります。私自身、「これはできないだろう」と思っていたことが、工夫をしているうちに簡単にできたりしたことが何度もあります。浅はかな先入観、思い込みは危険です。(^^ゞ

さて、阿部選手。
今年ホームランを何本打てるでしょうか。ぜひ、35本、40本と打ち、その野球評論家の鼻を明かして欲しいものです。

(2004年6月21日号メルマガより 6/27転載)

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エラー値

Excelを使う上で、エラー値は気になるものの一つです。数式や関数を使う上で避けて通れません。レベルの低い私の会社では、データ入力用のファイルが、エラー値むき出しだしのままLANの上を飛び交っています(笑)……非表示処理がされていないのです(泣)

かって、このエラー値について私は、マイクロソフトのサポートに電話したことがあります。ホームページ作りを始める前の、私がExcelの勉強を始めたころだったと思います。
内容は、オプションで「0」を非表示にすることができるので、エラー値もその方法があるのではというものです。オプションの何処かにチェックを入れれば、データ未入力などで表示されるエラー値を非表示にできると考えたからです。でも返ってきた答えは、そういうオプションはない。関数や表示形式で処理するしかないというものでした。FAXで解説資料を送ってもらいました。
でも、初心者にとって関数や表示形式で処理するのは面倒ですし、理解するのに時間がかかります。私もそうでした。その時は、こんなに面倒なのかとうんざりしたものです(笑)

私はそれ以来、もっと簡単にオプションなどで非表示にできるようにならないものか?と考えていました。すると、Excel2002から、印刷時には非表示にできる機能が付きました。ページ設定ダイアログボックスのシートタブで設定できるようになったのです。(シート上では依然として表示されたままです)
ではなぜ、シート上のエラー値も簡単に非表示にできる機能が追加されないのでしょうか?それは、プログラム上その処理がかなり面倒である。あるいは互換性の上で、下位バージョンと整合性が取れない。などが想像できます。(勝手な想像)

◆ ◆ ◆

そこで、このエラー値の処理方法を前向き考えてみました。するとこの非表示方法を勉強することで、Excelの重要な部分を勉強できるという点に気が付きました(笑)。
参考:エラー値の非表示方法について  → One Point 編の数式・計算No2 Q7

これ等の処理方法は、[1]関数(ネスト)で処理する [2]表示形式(ユーザ定義)で処理する [3]条件付書式で処理するの3つです。いずれもExcelの基本を覚える上で重要な部分です。これを理解することでExcelの勉強をステップアップすることができます。
このように、少し違った角度から、このエラー値をみると、開発者であるマイクロソフトが用意した勉強のためのステップである、と位置づけてもよいのではないでしょうか(笑)。こう考えれば、安易に非表示機能を付けるより、価値あるものに思えてきます。。

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データ未入力で表示されるエラー値は、そのファイルを使う部署が限定的であり、使うグループ内で了解さえしていれば、非表示の処理をする必要はないのかもしれません。データさえ入力すれば消えるのですから。。。

(2004年6月7日、14日号メルマガより 6/27転載)

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ある成功者から学ぶ

久しぶりにあるサイトを覗いてみました。それはA氏のサイトです。
A氏は、50を過ぎてからパソコンを覚え、Webショップをはじめた人物です。始めたころは、数千万円の借金を抱えていたそうです。それが今や12万部のメルマガを発行し、月商一千万を誇っています。そして、その体験を基にした本まで出版。おまけに、かなり年下の奥さんと再婚まで…(笑)

◆ ◆ ◆

私は以前、このA氏発行のメルマガを購読していました。そのときから、好感を覚えると伴に、面白い人物だと思っていました。何が面白いかというと、その文章です。実際、A氏は「インターネットを制するのは文章力である」と豪語しています。著されている本の題名も「○氏の○○ネット文章講座」とそのものズバリ。目次の一端をWeb上で確認すると 

実戦編その1 とにもかくにも、分かりやすく書く
 中学生にも分かるように書く/むずかしい言葉、漢字は使わない

実戦編その2 こんなところに注意する
 修飾はいらない/なぜ?と思わせない/「が」「も」は使わない
   「、」と「。」を多用する/「、」と「。」の使いかた/い抜きはダメ

等となっています。本を買って読まなくても、この目次から大いに自分の文章の至らなさを反省しました。特に私は「が」を使う癖があり、「〜が、…」のように使ってしまいます。素人文章の典型というべきでしょうか(笑)
なぜA氏は文章がうまいのか?
実はA氏は、ある新聞の○○市版の下請け編集長を数年間やっていたのだそうです。ここで徹底的に文章の特訓を受けていたのです。いわばプロ。久しぶりにA氏のサイトを覗き、このことについて記載があり、大いにうなずきました。

「先人に学ぶ」との言葉があります。
               今一度自分のサイトを点検してみようと思っているところです。(^^ゞ

(2004年5月17日号メルマガより 5/27転載)

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新パソその後

昨年12月、このコーナで新パソを買ったことを報告しました。では、その後どうなっているか?を簡単に報告します(笑)
まず動作上の不具合については、大きな問題もなく動いています。時々固まることはあるものの、問題ありません。特にここの所安定しているような気がします。。でその他に何か問題は?というと、やや気になる点がでています。落としたりしたわけではないので外見上は綺麗なのですが、ファンの音が買った当初より大きくなった気がします。当初は静かなパソだと思っていたのでやや期待はずれです。かなり使用頻度が高いのでファンが動き続けているという状況はあります。。

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もう一つ気になるところがあります。それはキーボードです。実はキーボードの幾つかのキー表面の塗装が剥げてきているのです。はじめは、汚れた指でキーを叩いたのだと思ったのですが(笑)よく見ると表面に塗っている透明な塗装が剥げてきているものでした。これはちょっと問題です。一般家庭と比較してかなり使用頻度が高いと言ってもまだ6ヶ月ですから。
剥げてきているキーは、M、N、K、U、I、A、S 等です。やはり一番叩くキーでしょうか?でもEntarキーは剥げていません。
この透明な塗装は、たぶんプラスチックの質感を良くするために塗られているものです。原因は、工場でよく乾燥しないまま出荷したのだと思います。パソコンの場合、モデルチェンジ周期が早いので生産に慎重なのだといいます。ある程度受注生産的なところがあり、製造から納品までの期間が短いのでしょうか。そのことの影響が出ているように思います。
メーカーにはこのことでクレームを入れていませんが、ちょっと一言言いたい気分です。そのうち苦情窓口へ電話するかもしれません(笑)

(2004年5月17日号メルマガより 5/27転載)

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