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エクセル中級 仮番3

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   中 級 仮番 3(暫定番号)

Excelの基礎

  データベース関数・データベース関数とは 
  データベース関数・書式と引数   
  データベース関数・Criteriaの指定(1)

 

 

データベース関数・データベース関数とは

データベース関数とは

データベース関数は、データベース(リスト)からさまざまな条件でデータを検索するための関数です。すべて標準のままセットされていて、全部で13種類です。アドイン関数はありません。

 

データベースとリスト

データベース関数を使うには、データベースとは何か、Excelでデータベースを扱うにはどうすれば良いかなどをもう一度理解しておく必要があります。
データ(data)も、ベース(base)もほとんど日本語化していますので、訳す必要もありませんが、あえて辞書から引用するとデータ(data)は、コンピューターの処理の対象となる事実、状態・条件などを表す数値・文字・記号。ベース(base)は、基本、根拠地、基地などとなっています。

このことからデータベースとは、データの集合、基地と言うことになりますが、情報をコンピュータが処理しやすいように取り集め、ルールに従って整理されたものの集まり、集合のことと言えます。
では、Excel上でデータベースを扱うにはどうすればいいのでしょうか。これはすでに初級編で解説したとおり、データをリストで作成することです。逆にいえば、Excelでは、リストでなければデータベースとして取り扱うことができません。
では、そのリストとは何でしょうか?
リストという言葉は、日常的に使う言葉ですが、Excel上ではきちんと定義されています。簡単に言えば、データを一定のルールに従って表のように整理したものといえます。詳しくは再度、「初級7のデータベース・リストの作成」の”リスト作成のポイント”を見てください。Excelでリストという時は、このルールに従って作られたものを指します。
リストで作られていれば、初級編で解説したデータベース機能やこのデータベース関数、そしてピボットテーブルなどを使うことができます。ぜひ、リスト作成のコツをマスターしてください。

 

データベース関数の特徴

先に、データベース関数は13種類と書きましたが、関数の貼り付けダイアログボックスには、12種類しか表示されません。これは、データベース関数として分類されるGETPIVOTDATA関数が関数の貼り付けダイアログボックス上では、行列/検索関数に入っているからです。(中級 仮番2参照)この辺の事情は、不明。

さて、データベース関数は、このGETPIVOTDATA関数を除く12種類の先頭に、すべて「D」の文字が付きます。このことから別名D関数とも言われ、、この12種類の関数(関数貼り付けボックスで確認)は、引数の設定方法が共通しています。引数の設定方法が共通していますから、基本操作を覚えれば一度に幾つもの関数を覚えることができます。

データベース関数は、DSUMDAVERAGE関数のように、ほとんどが統計関数や数学/三角関数の先頭に「D」の文字を付けたものです。

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データベース関数・書式と引数

書式と引数

データベース関数の書式

上段で解説したように、12種類のデータベース関数は引数の設定方法が共通していますから書式で表しても共通の表現になります。

書式で表すと、データベース関数(Database , フィールド, Criteria)となります。

Database(データベース)は、リストに含まれているセル範囲の参照やまたは、その範囲に名前を付け、その名前で指定します。
フィールド
は、リストの先頭行に付けられた列見出し(列ラベル)の中から、検索対象の列見出し(列ラベル)をセル参照、または、"営業担当者"、"売上数"などのように直接列見出しを指定(半角ダブル クォーテーション (")で囲む)します。さらに、VLOOKUP関数のように、Databaseで指定した範囲の中で、左から数えた列数でも指定できます。

Criteria(クライテリア)は、目的の検索をするための検索条件のことで、条件を設定したセルの範囲を指定します。セル参照やその範囲に名前を付け、その名前で指定することができます。
データベース関数が他の関数と異なるのは、このCriteria(クライテリア)の指定方法にあります。クライテリアとする検索条件は、必ずワークシート上へ書き込んで作る必要があります。

 

引数の指定


左図は、解説用に作った例です。
DSUM関数でデータベースから販売区渋谷の売上数を求める式になっています。
Database(データベース)では、データベース全体をセル参照で指定(A2:D11)しています。
フィールド
も列見出し(列ラベル)をセル参照で指定(D2)しています。
Criteria(クライテリア)もワークシートに書かれた条件をセル参照(A14:C15)で指定しています。

データベース関数は、データベースからさまざまな条件でデータを検索できるものですが、それはCriteria(クライテリア)として指定する検索条件の作り方によります。
この検索条件の作り方によってより詳細な検索ができるようになります。Criteria(クライテリア)として指定する検索条件の作り方をマスターすることがデータベース関数のツボと言えます。

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データベース関数・Criteriaの指定(1)

Criteria(クライテリア)の指定方法

Criteria(クライテリア)として指定する検索条件は、必ずワークシート上へ条件を入力して作りますが、比較演算子ワイルドカードを使ったり、複数の列や行で指定(AND条件、OR条件)したりすることができます。
また、数式を使っても同じように検索条件を作ることができます。
なお、このクライテリアとして指定する検索条件の作り方は、フィルターオプションで設定する検索条件と全く同じものなので、マスターすれば応用範囲が広がります。(フィルターオプションは、特別編で解説予定)

 

 

数式を使わない検索条件の作り方

数式を使わないで検索条件を作るには、条件をにします。作成するには、以下のようなポイントがあります。

 

・列見出しは検索対象のデータベース(リスト)の列見出しと一致させる


左図のように、検索条件の列見出し(列ラベル)は、検索対象のデータベース(リスト)の列見出し(列ラベル)と一致させます。
たとえば、検索対象のデータベース(リスト)の列見出しが”販売区”なのに、検索条件の列見出しを”販売地区”とすると検索できなくなります。また、半角文字と全角文字、スペースの空け方が異なっても、列の照合ができず検索できなくなりますので注意してください。

列見出しの設定ミスを防ぐには、データベース(リスト)の列見出しを検索条件の列見出しにコピーして使用します。


・ AND条件・OR条件で指定する

検索条件は、複数の列や複数の行で指定することができます。複数列で指定するといわゆるAND条件となり、複数行で指定するとOR条件となります。AND条件は、「AでありBでありCであり…」、「AかつBかつCかつ…」と言う意味で、条件を増やすほど検索対象が絞られます。OR条件は、「AまたはBまたはCまたは…」と言う意味で、検索対象が広がります。


左図はAND条件の例です。
出荷年月日が2000/4/4で販売区が渋谷で営業担当者が犬山のデータを求める条件になっています。

AND条件は、条件を増やすほど検索対象が絞られます。
また、日付や数値データなどは、比較演算子を使って条件を設定することができます。


左図は、検索条件として期間を指定した例です。
このように、比較演算子を使い、同じ列見出し(列ラベル)を並べることによって、期間指定ができます。

AND条件の場合、空白列も含め検索条件の範囲とすることができます。

 


左図は、OR条件の例です。
出荷年月日が2000/4/4で販売区が渋谷のものと、販売区が新宿のものと、営業担当者が青柳のものを合わせて求める条件になっています。
OR条件は、条件を増やすほど検索対象が広がります。

OR条件の場合、全くの空白行を設けることはできません。

 

・指定した文字列に、完全に一致するデータだけを検索するには

完全一致するデータだけを求めるには、エクセルのバージョンによってそれぞれ注意すべき事項がありますので、中級仮番3-2-1 を参照してください。

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