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  Excel2003のリスト機能について

 

Excel2003のリスト機能について

このページは、メールマガジン「KENZO30★エクセル通信」の「こぼれ話」で紹介したものです。

 

リスト機能とは

Excel2003を使っていますか?2002の方が多いでしょうか?

Excel2002と2003ではあまり大きな違いはありませんが、リスト機能は2003から追加された便利な機能です。(リストについて初めての方は、HPの初級7で説明していますので、一度目を通して下さい。)

Excel2003では、従来どおりのリストの作り方ができないのかというと、そうではありません。従来どおりの方法でも、リストを作ることができます。ただ、リスト機能でリストを作ると非常に便利なのです。

 


リスト機能を使うには、下図のように、メニュバーのデータ → リスト → リストの作成から、リストの作成ダイアログボックスを表示させ行います。

 

 

すでにシート上にリスト形式の表があれば、ダイアログボックスで範囲を指定します。リスト機能でリストを作ると、この範囲は自在に追加・変更することができます。
リスト機能で一からリストを作ることも出来ます。ダイアログボックスで任意の範囲を指定しておいて、順次範囲を広げます。

 

リスト機能の使い方

リスト機能で一からリストを作ってみましょう。

セルA1を選択し、データ → リスト → リストの作成をクリックします。リストの作成ダイアログボックス内を確認します。入力枠が「=$A$1」になっているはずです。(上図ダイアログボックス参照)

このままOKボタンをクリックします。下左図のように、列1が表示され、オートフィルタボタンが表示されます。また、A2セルには、アスタリスク (*)も表示されているはずです。このアスタリスク (*)はそのリストの最終行であることを意味しています。なお、下右図のりストのフリーツールバーがシート上へ表示されるはずです。

 

見出し名の変更、行の追加、列の追加

列1の見出し名は、選択しておいて別名を入力すれば、自由に変更できます。行の追加は、アスタリスク (*)の行を選択しておいて、データを入力すれば、アスタリスク (*)は下へ下がります。消えることはありません。

たとえば、左図のように、列1を「担当者名」とし、A2のアスタリスク (*)へ「大山」と入力します。
アスタリスク (*)はA3へ移動し、行が追加されたことになります。

 

列の追加も、そのまま横のB1セルへ、見出しを入力すれば自動的に、同じリストとして認識されます。


A1を「担当者名」としたので、B1は、「日 付」とします。自動的にオートフィルタボタンが表示され、同じリス トになるはずです。

なお、同時に表示される雷マークのような「オートコレクトのオプションボタン」で、リストを自動拡張しない選択をすることもできます。つまり別のデータとしての入力もできるわけです。(下図参照)

このように、リスト機能でリストを作ると、行の追加や列の追加が自在にできます。行や列の削除は、右クリックのショートカットメニューやリスト作成時に表示されるリストツールバーのメニューのリストからすることができます。

 

リストの範囲は?

リスト機能で作成したリストは、リスト内を選択すると、その範囲が太い青枠で表示されるとともに、オートフィルターボタンも表示されます(下図参照)。

 

リスト外を選択すると、太い青枠は、細い青枠に変わり、オートフィルタボタンも消えます。

 

リスト機能で集計

リスト機能でリストを作ると、集計が簡単になります。
リスト機能では、フリーのリストツールバーが表示されますが、このコマンドの中に、集計行の表示/非表示ボタンがあり、このボタンで最下端行に集計行の挿入ができるようになっています。

集計行の挿入はいたって簡単です。リスト内を選択しておいて、ツールバーの集計行の表示/非表示ボタンをクリックするだけです。

 

左図のように集計行が挿入されます。行の最初の列には集計の文字が、そして最終列に集計結果が表示されます。

挿入された各列の集計を求めるには、集計行のセルをクリックしてドロップダウンリストからコマンドを選択します。

 

左図のように、平均、データの個数 など8つのコマンドから選択することができます。

この集計機能は、別途メニューバーのデータにある集計機能より使いやすいと思います。なお、集計を止めるには再度、表示/非表示ボタンをクリックします。

 

複数のリストを作る

リスト機能でリストを作ると、これまでのリストの概念が変わります。
これまでのリストは、原則的に1シートに1つのリストしか作ることができませんでした。というのも複数のリストだと、行や列の挿入、並べ替えで他のリストに影響を与えたからです。ところが、リスト機能でリストを作ると1シートに複数のリストを作ることが可能です。

上図のような場合でも、行や列の挿入や、並べ替えが自由にできます。他のリストに影響を与えないようになっています。操作はそのリスト内だけで完結します。画期的なことです。

複数のリストを1つのシートへ作ったとき、リストが並んでいる場合オートフィルタでは、隣のリストも非表示になります。オートフィルタは行単位で実行されるためです。この点は、通常のリストと同じです。

 

 

リスト機能のまとめ

以上がリスト機能の概要です。最後に要点をまとめておきます。

  • リスト機能を使うには、メニュバーのデータ → リスト → リストの作成から、リストの作成ダイアログボックスを表示させ行う。

  • リスト機能では行列の追加、見出し名の変更も簡単にできる。行列の削除も簡単。リストとしての非認識も可能。

  • 集計行の追加が簡単にできる。集計項目の設定も簡単

  • リスト機能では、1シートに複数のリストを作ることができる。他のリストに影響させないで行列の挿入並べ替えができる。

以上ですが、細かな点は使いながら覚えてください。これまでリストより数段使いやすくなっています。
2003を持っている方は積極的に使ってみて下さい。

 

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