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   特 別 12
  フィルターオプション・指定した範囲への抽出
  フィルタオプションまとめ

 

フィルタオプション・指定した範囲への抽出

指定した範囲へ抽出する方法


指定した範囲への抽出は、元データ(リスト)から条件に合致したデータの行(レコード)指定位置へ抽出するものです。
元データと同じシート上へ抽出したり、他のシートや他のブックへ抽出することも可能です。
特別9で示した解説用の図で操作手順を説明します。

元データと同じシートへ抽出

元データと同じシート上へ抽出するには、まず、選択範囲内への抽出と同じく、検索対象のリスト内のセルを選択しておいて、データ(D)のフィルタ(F)からフィルタ オプションの設定(A)をクリックして、下図の「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスを表示させます。


次に、指定した範囲(O)を選択しチェックを入れます。
そうすると、自動的に抽出範囲(T)の入力枠が、入力可能な状態になります。カーソルを入れ、シート上の抽出範囲の先頭セルをクリックして指定します。左図のようになります。

リスト範囲(L)や検索条件範囲(C)への入力は、特別9の選択範囲内への抽出と同じです。

重複するレコードは無視する(R)」へチェックを入れておけば重複レコードは抽出されません。
これで、OKボタンをクリックすれば下図のように、条件に合致したデータの行(レコード)を抽出することができます。

 

指定したA17セルを先頭に抽出されています。

抽出先は、同じシート上であれば何処でもいいのですが、抽出先に別のデータがあると置き換わって消えてしまいますので、十分注意してください。

 

他のシートへ抽出(他のブックも共通)

他のシートや他のブックへ抽出するには、抽出先のシートを表示させておいて、そのシート上で「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスを呼び出し、必要な設定をします。元データのあるシートからダイアログボックスを呼び出しても実行途中で、警告メッセージが出て実行できません。

下図は、Sheet1のデータをSheet3へ抽出する例です。Sheet3でダイアログボックスを呼び出すと左側の図のように、入力枠は未入力で表示されます。

この状態で指定した範囲(O)を選択しSheet1を表示させ、リスト範囲(L)検索条件範囲(C)へシートの該当範囲をドラックして入力します。次に抽出範囲(T)へカーソルを入れ、Sheet3の抽出範囲の先頭セルをクリックして指定します。(上図右側を参照)
これで、OKボタンをクリックすれば、Sheet3へ条件に合致したデータの行(レコード)を抽出することができます。(抽出図省略)なお、検索条件範囲は、Sheet1へ作っていますが、抽出先へ作ることも可能です。

 この2つの例では、抽出先をシート上の抽出範囲の先頭セルで指定しましたが、あらかじめ元リストの列見出しを抽出したいところへコピーしておいて、これを抽出範囲(T)として指定する方法もあります。
また、抽出する行(レコード)が多く限定的に抽出したい(たとえば3件のみ)場合、このコピーした列見出しを含め、その範囲を指定(見出し+3件)すると限定的な抽出ができます。

抽出は、行(レコード)単位で抽出と解説しましたが、リスト範囲(L)の指定で、たとえば販売先と数量のみを範囲指定し実行すると、そのデータだけを抽出することができます。また、リスト範囲(L)は全体を指定しておいても、見出しをコピーする方法で、販売先と数量のみを見出しとして使うと、そのデータだけが抽出されます。

抽出データは、コピー印刷をすることができます。
抽出データを消すのに、元に戻すボタンは使えません。削除するには、通常どおり削除(D)で行います。

 

選択範囲内(F)への抽出、指定した範囲(O)への抽出共に、それぞれのセル参照は、名前の定義を利用することができます。

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フィルタオプションまとめ

フィルタオプションの利用方法

フィルタオプションは、複雑な条件設定でデータを抽出することができるのでいろいろな利用方法が考えられます。特に、「指定した範囲」へ抽出する方法は、利用範囲が広いものです。ただ、この方法は、元データ(リスト)と抽出されたものの間にリンクが構築されるわけではありませんから、元データを変更しても抽出先には反映されないので注意が必要です。元データを変更するたびに、新たに操作しないと最新のデータは抽出されません。ここがデータベース関数で設定したものと異なる点です。
しかし、常時使う検索条件をドロップダウンリストにしたり、操作方法の一部をマクロ記録でマクロ化するだけでも非常に便利に使うことができます。具体例は提示しませんが工夫してみてください。

 

 

フィルタオプションとリスト(データベース)で使う主な検索、抽出機能

フィルタオプションは、リスト(データベース)から、検索条件に合致したデータの行(レコード)を抽出する機能ですが、Excelには同じように、リストからデータを検索、抽出するのに様々なものが用意されています。その特徴を理解しておかないと混乱しやすいので、下記に主なものを簡単にまとめてみました。

リストで使う主な検索、抽出機能

名    前

内         容

解説ページ

オートフィルタ

条件に合ったデータの行(レコード)を抽出。オートフィルタオプション、トップテンオートフィルタもある。

初級11
データフォーム

レコード(行)毎にデータを表示して、新規入力、データの修正、削除、検索ができる。

初級12
集計コマンド

レコード(行)を基準に集計する機能。アウトライン化される。

初級13
データベース関数

様々な条件でデータを検索できる関数。条件設定のポイントは、フィルタオプションと共通

中級 仮番3
フィルタオプション

条件に合致したデータの行(レコード)を抽出。複雑な条件設定が可能。条件設定のポイントは、データベース関数と共通

特別9
ピボットテーブル

リストから指定フィールドを取りだして、様々な角度から集計や分析をする機能。

未解説
(予定あり)
その他

検索/行列関数、アウトライン操作など。

一部解説済み

フィルタオプションとデータベース関数の検索条件の設定方法は共通しているので、あわせて勉強すると効果的です。

 

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