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エクセル初級 14

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   初 級 14

                    Excelの基礎

  データベース・集計・アウトライン

  データベース・まとめ
 

 

データベース・集計・アウトライン


初級13のようにリストへ集計(B)コマンドを実行するとアウトラインが自動的に作成されます。
本来このアウトラインとは、データを集計した表の行や列にレベルを設けて構造化し、必要なデータだけを表示する事ができる機能の事です。
ここでは、集計(B)コマンドを実行した時に作成されるアウトラインの操作について解説します。

集計コマンドを実行しても、アウトライン記号が表示されない場合は、メニューバーのツール(T)からオプション(O)をクリックし、表示される「オプション」ダイアログボックスで設定します。ボックスの表示タブをクリックして、ウインドウオプションのアウトライン記号(O)のチェックボックスへチェックを入れます。

 

アウトライン操作の概要


左図は、初級13の集計結果図に表示されたアウトライン記号の中で、構造化レベルの「2」をクリックしたものです。

構造化レベルの「1」をクリックすると行が折りたたまれて、売上高の総計のみが表示されます。

2」をクリックすると左図のように折りたたまれ販売区ごとの計が表示されます。
3」をクリックすると初級13の集計表のように、元の集計表全体が表示されます。
「+」「-」は、図のとおりグループの詳細表示切替記号です。

 

構造化レベルの例

 

レベル「3」をクリックするとは、元の集計表が表示されます。(解説図省略、初級13参照)

レベル「2」の詳細表示は、下図のように操作します。

 

コピーと印刷

集計表が折りたたまれたレベル(非表示にした状態)で、その範囲をコピーすると、コピー先には、非表示部分も貼り付けられます。

アウトラインの印刷は、画面に表示されたそのままが印刷されます。非表示部分は、印刷されません

 

 

集計とアウトラインの解除

 集計コマンドを実行して表示された集計とアウトラインは、以下の方法で解除します。

  • 集計とアウトラインを一度に解除するには、データ(D)メニューの集計(B)をクリックし、表示された「集計の設定」ダイアログボックス(初級13参照)のすべて削除(R)をクリックします。

  • アウトラインのみを解除する場合は、同じくデータ(D)からグループとアウトラインの設定(G)のアウトラインのクリア(C)をクリックします。

アウトラインをリストに設定すると、大変便利に扱う事ができます。実際にリストを作り集計コマンドを実行して、操作の練習をして下さい。

アウトライン操作は、他にもいろいろとテクニックがあります。

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データベース・まとめ


Excelでは、データをリストで作成すると、これまでの解説のようにデータベース機能を使う事ができます。使い方をぜひマスターしてレベルアップしましょう。
(データベース機能には、ここで取り上げた以外にもピポットテーブルなど重要な機能があります)
初級編で取り上げた機能は、リストでしか使えないものとリスト以外にも使えるものが含まれています。以下で簡単にまとめます。

 

機能のまとめ

機    能   名

内        容

リスト リスト以外
ウィンドウ枠の固定 表の見出しの固定 ×
並べ替え データの並べ替え ×
入力規則 セルに入力制限を設けコントロール
アクティブセルのコントロール 確定後の移動方向のコントロール
オートフィルター データの抽出 ×
データフォーム リストデータの修正、検索など ×
検索と置換 データの検索と置き換え
集計(リスト) リストデータの集計 ×
アウトライン 集計データの構造化

 

Excelは、表計算ソフトですがこれらのデータベース機能も重要なものです。これらの機能を上手に使えば、Excelの操作が格段に進歩します。繰り返して操作の練習をしましょう。

 
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