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エクセル初級 12

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   初 級 12

                    Excelの基礎

  データベース・データフォーム(検索など)

  データベース・検索と置換

 

データベース・データフォーム(検索など)

リストは、データ量が多くなり横や縦に長くなりがちです。このため全体が見づらいものです。このような時、データフォームを使えばレコード(行)毎にデータを表示できます。データフォームでは、データの修正、新規入力、削除、検索ができます。
これまでに解説したウインドウ枠の固定、オートフィルタ、並べ替え等を使えば、リストの取り扱いにそう困る事はありませんが、データフォーム機能も使えばより便利になります。

 

データフォームの操作

データフォームを表示させるには、リスト内のどれかのセルを選択後、メニューバーのデータ(D)からフォーム(0)をクリックします。すると、下図のようなデータフォームが表示されます。


図のように左側には、リストの列ラベルが表示されます。このラベルの一番下の売上高(K)には、数式が入力されているため入力枠がありません。数式が設定されているフィールドは、データ保護のためフォームから入力できないようになっています。

表示されているレコードの次を見るには、「次を検索(N)」をクリックするか、「Enter」キーを押します。
前のレコードに戻るには、「前を検索(P)」をクリックするか、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押します。

スクロールバーを使ってもこれらの操作ができます。

データフォームでは、セルに設定されている入力規則は適用されません。規則違反のデータもそのまま入力できるので注意が必要です。

 

修  正

データボックスのうち、黒く反転表示しているところが入力可能な入力枠(アクティブセル)です。そのまま新しいデータを入力すれば、データの修正ができます。
入力可能な入力枠は、「Tab」キー押すと下へ移動し、「Shift」キーを押しながら「Tab」キー押すと上に移動します。
入力枠に、カーソルを入れて修正する事もできます。修正する個所にマウスのカーソルをあててクリックします。「Back」キーや「Delete」キーでデータを消し、新しいデータを入力します。

 

新規入力

リストへデータを追加するには、データフォーム右側の最上部にある「新規(W)」ボタン(上図参照)をクリックします。すると、入力ボックスが空白になり、新規データが入力可能な状態になります。
入力時の入力枠の移動は、「Tab」キーまたは、クリックでカーソルを入れて行います。次の新しい入力枠へ移動するには、「Enter」キーを押します。
終了するには、「閉じる(L)」ボタンをクリックします。

新規入力は、ワークシートようにオートコンプリート機能入門6参照)やコピー操作ができません。ワークシートで入力したほうが便利かもしれません。

 

削   除

レコードを削除するには、データ-フォーム右側の「削除(D)」ボタンをクリックします。削除の確認メッセージが表示されるので、「OK」をクリックすると削除されます。
総レコード数が一つ減り、次のレコードのデータが表示されます。

データフォームでは、削除したデータを復活させる事ができません。やはり削除も、ワークシートで行ったほうが「元に戻す」ボタンがあるので良いかもしれません。

 

検  索

リスト内のデータを検索するには、上図の右側下にある「検索条件(C)」ボタンをクリックします。すると下図のような入力枠が空白の検索ボックスに切り替わります。


左図のように、検索条件を入力し、「次を検索(N)」ボタンをクリックするか「Enter」キーを押すと検索結果が表示されます。
検索条件に複数の条件を設定すると、検索結果には、すべての条件を満たしているレコードが表示されます。
次を検索(N)」ボタンをクリックすれば次の検索結果が表示されます。
前を検索(N)」ボタンをクリックすると前の検索結果が表示されます。
検索条件を満たすレーコードがない場合は、前の検索結果が表示されたままになります。(警報音あり)

検索条件設定後に、「クリア(C)」ボタンをクリックすると設定条件を削除する事ができます。
「元へ戻す(R)」をクリックすると条件を復活させる事ができます。また、「フォーム」ボタンをクリックするとデータフォームへ戻る事ができます。

 
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データベース・検索と置換

上段で解説したデータフォームから検索する方法は、リスト(データベース)以外では使えません。
Excelには、これ以外にリストでなくても、ワークシート内のデータを検索や置換(データを置き換えること)する方法が用意されています。もちろんリストには使えますから、これを知っておくと便利です。また、この機能はOffice製品に共通している部分がありますので、覚えておくと役立ちます。

 

検   索

検索には、下図の「検索」ダイアログボックスを表示させて行います。はじめに、検索を開始したいセルを選択(アクティブセル)し、ツールメニューの編集(E)から検索(F)をクリックして表示させます。アクティブセルの位置が検索開始位置になるので注意して下さい。
ある範囲を検索したい場合は、シート範囲を選択後、ダイアログボックスを表示させます。


検索する文字列(N)とは、数式データ、数値データでもかまいません。ただし、比較演算子を使って、数値を比較しての検索はできません。

検索するには、次のような設定を行います。特に対象(L)の設定に注意しましょう。

検索方向(S)は、▼矢印をクリックして、行か列を選択します。行の場合は、横方向から検索を開始し、列の場合は、縦方向に検索を開始する事を意味しています。どちらにしても、開始位置から残り全体を検索します。
対象(L)
は、▼矢印をクリックして、数式、値、コメントのどれかを選択します。
数式」は、数式(計算式)データを検索する場合に選択します。
」は、一般の文字列、数値データを検索する場合に選択します。
コメント」は、シートに入力されているコメント(メモ)を検索する場合に選択します。(コメントについては別途解説予定)
更に、大文字と小文字を区別する(C)、半角と全角を区別する(B)、完全に同一なセルだけを検索する(O)へチェックをつけることで詳細な設定ができます。

検索は、検索する文字列(N)の入力枠へ、検索したいデータ(文字列など)を入力し、次を検索(F)をクリックするか、「Enter」キーを押せば検索が始まり、検索されたセルはマーキー(アクティブセル)で表示されます。
次を検索(F)をクリックするか、「Enter」キーを押せば次々に該当する結果がマーキー(アクティブセル)表示されます。

 

 

置   換

置換も、「置換」ダイアログボックスを表示させて行います。表示させるには、「検索」ダイアログボックスの置換(R)ボタンをクリックするか、ツールメニューの編集(E)から置換(E)をクリックします。


設定の検索方向(S)や詳細な区別設定は、検索と同じです。

 

置換させるには、検索する文字列(N)に、置換させたいデータ(文字列など)を入力し、置換後の文字列(S)の入力枠へ置き換えるデータ(文字列など)を入力して、置換(R)ボタンをクリックします。
一度にすべてのデータを置換させたい場合は、すべて置換(A)ボタンをクリックします。
入力枠へカーソルを移動させには、他のボックスと同じく「Tab」キーを押すか、マウスから直接カーソルをあわせてクリックします。

検索や置換は、操作に慣れるとリスト以外の一般のワークシートにも使用できるので大変便利です。操作方法を是非マスターしましょう。

 
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