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   初 級 11

                    Excelの基礎

  データベース・オートフィルタ(1)

  データベース・オートフィルタ(2)

 

 

データベース・オートフィルタ(1)

リスト形式でまとめられたデータ(データベース)は、並べ替えの他に、条件に合ったデータの行(レコード)だけを表示させる事ができます。この機能の事を、オートフィルタと言います。
オートフィルターは、リスト内のデータを検索するのに大変便利です。抽出条件は、いろいろに設定する事ができ、抽出されたデータは、編集、書式設定、印刷などをする事もできます。

 

基本的なオートフィルターの設定


設定は、左図のとおりリスト内の任意のセルを選択し、オートフィルタ(F)をクリックします。

 

 


図のように、リストの列見出し(列ラベル)に▼矢印が表示されます。


たとえば販売区の矢印をクリックすると入力されているデータのリストボックスが表示されるので、表示させたいデータ項目を選択します。

※列(フィールド)内にデータが入力されていない空白セルがあると、リストボックスの一番下へ空白セルの項目が表示されます。これによってデータの未入力があるかないか確認できます。

渋谷を選択すると下図のように渋谷だけのデータが表示されます。


販売区が渋谷の行(レコード)が表示されますが、図のように行番号と列見出しの▼矢印が青色に変化します。
渋谷区以外のデータは、消えたわけではありません。行が非表示になっているのです。

 

抽出された渋谷区のデータは、更に絞り込んで抽出する事ができます。たとえば製品名の▼矢印をクリック して万年筆Aを選択すると、渋谷区の万年筆Aのデータだけが表示されます。このように、次々と絞り込んでデータを抽出する事が可能です。

オートフィルタを実行後に再度すべてのデータを表示するには、リストボックスの一番上にある(すべて)を選択します。ただし、上記のように絞り込んでデータを抽出した場合は、それぞれのリストボックスで(すべて)を選択する必要があります。また、オートフィルタを解除するには、設定のときクリックしたメニューバーからオートフィルタ(F)を再度クリックします。(オートフィルタを設定するとチェックマークが付いています)

トップテンオートフィルタ、オートフィルタオプションについては、下段参照。

 
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データベース・オートフィルタ(2)


上段のリストボックスの解説図のとおり、ボックスに表示される(トップテン…)(オプション…)を選択するとオートフィルタをより便利に使う事ができます。

少し面倒ですが、繰り返して操作すれば覚えることができます。

 

トップテンオートフィルタ

この機能は、数値日付データの場合に使う事ができます。
リストボックスの(トップテン…)をクリックすると下図の「トップテンオートフィルタ」ダイアログボックスが表示されます。データの上位又は下位から、順位を指定して抽出する方法と%を指定して抽出する方法があります。


ボックスの左側では、上位又は下位を選択します。
中央では、順位又は%値を入力します。数値の直接入力もできます。
右側では、項目又はパーセントを選択します。

パーセント指定の場合、たとえば100個のデータがあって上位20%を指定すると、上位から20%にあたる20個のデータが抽出されます。実例は、省略します。リスト内でいろいろな設定をして、確認してください。

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オートフィルタオプション

リストボックスの(オプション…)を選択すると、下図の「オートフィルタオプション」ダイアログボックスが表示されます。最大2つの条件で比較方法を設定してデータを抽出する事ができます。


まず、上側の検索値入力ボックスへ検索値を入力します。入力は▼矢印をクリックして表示されるデータを選択するか又は、直接入力します。次に右側で比較方法を選択します。2つ目の条件を選択する場合は、2つの条件の関係を接続するAND(A)又は、OR(O)を選択します。

AND(A)の場合は、両方の条件に一致するデータを表示し、OR(O)の場合は、どちらかの条件に一致するデータを表示します。

 

左図は、比較方法の▼矢印をクリックして表示される比較語句です。
大小を比較できるのは、数値データの場合です。

なお、ダイアログボックスの下方に記載されているように「?」や「*」を使って任意の文字を表し、文字列を抽出する事ができます。「?」や「*」のように任意の文字を代用する記号をワイルドカードと言います。

オートフィルタオプション」ダイアログボックスでは、2つまでの条件でデータの抽出ができます。実例は、省略しますので、実際にいろいろな設定をして確認してください。

リストでは、3つ以上の条件を設定して検索することも可能です。この場合は、フィルタオプションの設定(A)から行います。特別編910参照。
また、ツールバー等にオートフィルタボタンを追加して、抽出条件のセルを選択しオートフィルタを実行する方法もありますが、これも別項で解説します。

 
 
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