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エクセル初級 9

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   初 級 9

                    Excelの基礎

  データベース・入力規則(1)

  データベース・入力規則(2)

 

 

データベース・入力規則(1)


入力規則
とは、セルに入力の制限等を設け、入力をコントロールし、ミスやエラーを減らす事のできる機能の事です。

入力規則は、リスト以外にも使用する事ができますが、リストは、同じ列内に同じ種類のデータを入力する必要があり、入力規則を設定するとたいへん便利です。

 

入力規則の設定方法


図のリストの製品番号は、入力データが数字データのため、入力規則を設定すると便利になります。

入力規則は、「データの入力規則」ダイアログボックスで行います。
図のように設定する範囲を選択し(ここでは、列番号Bをクリックして列全体を選択しています。)データ(D)から入力規則(L)をクリックします。

下図のダイアログボックスが表示されます。


表示されたダイアログボックスで、設定タブを選択し、まず、入力値の種類を決めます。
図のように▼矢印をクリックすると「すべての値」から「ユーザー設定」までの種類が表示されます。

「ユーザー設定」では、数式や関数で入力条件を設定できます。
中級10参照)

数字データの製品番号の入力をコントロールするには、「整数」を選択します。
選択する種類によって、下部に表示される入力枠が異なります。(いろいろな種類を選択して、確かめて下さい)


整数」選択の次は、データ(D)の▼矢印をクリックして、データ範囲を選択します。(データ範囲の種類は、下図参照)

ここでは、「次の値の間」を選択し、表示される最小値(M)と最大値(X)の入力枠へ数値を入力します。
たとへば、製品番号が100番から499番までとすると、最小値へ100、最大値へ499を入力します。
これで製品番号のセルには、100番から499番まで以外の数字は入力できなくなります。

 

選択するデータ範囲によって、下部に表示される入力枠が異なります。(いろいろな範囲を選択して、確かめて下さい。

以上のように製品番号のセルへ入力規則を設定し、600番を入力しようとすると下図のようにエラーメッセージが表示されます。


このエラーメッセージは、OfficeアシスタントをONにしておくと、アシスタントより表示され、非表示にすると、別途にエラーメッセージが表示されます。

このエラーメッセージは、「データの入力規則」ダイアログボックスでカスタマイズする事ができます。
また、入力時にメッセージを表示させる設定もできます。(下段参照)

 

 

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データベース・入力規則(2)

入力時メッセージの設定とエラーメッセージの設定

入力時メッセージの設定とエラーメッセージの設定は、「データの入力規則」ダイアログボックスでそれぞれのタブを選択して行います。
この設定を行うと、会社などでリストを複数で入力する場合に有効です。

入力時メッセージは、下図のようにタイトル(T)とメッセージ(I)を入力すれば簡単に設定する事ができます。

 

 

 

エラーメッセージは、特別の設定をしなくても入力規則の設定をすれば、上段の図のようにエラーメッセージが表示されますが、この内容を別途設定するには、エラーメッセージタブを選択し、パネル内に必要事項を入力します。(パネルは省略。入力時メッセージのパネルと似ています)

 


OfficeアシスタントをONにしていれば、左図のように入力時メッセージが表示されます。
アシスタントを非表示にしても、別途に入力時メッセージは表示されます。

 

 
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