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   初 級 7

                    Excelの基礎

  データベース・リストの作成

  データベース・ウィンドウ枠の固定

 

 

データベース・リストの作成

データベースとは、データをコンピュータが処理しやすい形に蓄積して、整理した集合(又は、ファイル)の事です。難しく聞こえますが、会社の顧客リスト、個人の持っている住所録なども一種のデータベースと言えます。簡単に言えば、情報を検索しやすいように整理したデータの集まりのことです。
Excelには、このようにデータベース化したものから目的のデータを検索したり、項目別に集計したりできる機能が用意されていて、一般的に「データベース機能」といいます。

また、データベースから条件に合致するデータを抽出できる「データベース関数」も用意されています。(中級仮番3参照)
さて、データベース機能を使うには、データをExcelがデータベースとして認識できるように、「リスト」で作成する必要があります。データベース機能は、基本的にデータが「リスト」でまとめられていないと使う事ができません。中には、リスト以外にも使えるが、リストで使うとより便利になると言う機能もあります。

 

リストとは?

リストと言っても、特殊なものではありません。表の先頭行に列見出し(列ラベル)があり、列ごとに同じ項目のデータが入力されている一覧表のことです。(下図参照)

 

 

リスト作成のポイント

(1) 構 成

  • 1枚のワークシートに、1つのリストを作成する。
    1枚のワークシートに複数のリストを作成すると、混乱します。Excelの機能の中には、フィルタ(抽出)のように、一度に1つのリストでしか使用できない機能もあるからです。
    フィルタ機能などを使わない小規模なものであれば、複数の混在は可能です。

  • 列は、データを種類ごとに分類できるよう設計する。
    当然の事ですが、列の分け方は、同じ列に同じ種類のデータが入力できるようにします。用途によって大まかに分けるか、細分化するかなどのコツが必要ですが、一般的には、細分化したほうが利便性が高いようです。

  • リストを他のデータから分離するには、1つ以上の空白列や空白行を入れる。
    1枚のワークシートに、1つのリストを作成することが基本ですが、リスト以外のデータは、入れる事ができます。リストと他のデータを区分するために、空白列か空白行を入れます。

  • リスト以外のデータで重要なものは、リストから完全に分離する。
    リスト以外の重要なデータは、リストの左右に入れないようにします。リストからデータを抽出するときに非表示になる事があるからです。なお、できればリスト以外で重要なデータは、リストの対角線のスペースに入れるようにします。こうすれば、列や行を挿入、削除してもデータを守る事ができます。

  • リストの操作は、すべての列と行を表示してから行う。
    リストを変更するときには、列や行に非表示部分がないかどうか確認してから行います。表示されていない列や行があると、誤ってデータを削除してしまう事があります。

(2) 書 式

  • 列見出し(列ラベル)は、リストの先頭行に作成する。
    あたりまえの事ですが、列見出し(列ラベル)は、リストの先頭行に作成します。この先頭行は、ワークシートの先頭行と言う意味ではありません。あくまでリスト形式の表の先頭行ということです。

  • 列見出しは、書式を変える。
    列見出しは、リスト内のデータと区別するため、データと異なる書式(フォント、パターン、罫線など)を設定します。また、見出しのセルの書式は、必ず文字列にします。

  • 列見出しとリスト内のデータを区切るには、罫線を列見出しの下に設定する。
    見出しとデータを区切るには、空白行は使用せず、罫線を見出しの下に入れます。

  • リスト内には、空白列や空白行を使わない。
    これもあたりまえの事ですが、リスト内に空白列や空白行を入れると、1つのリストとして認識されません。

  • セルの先頭や末尾に余分なスペースを入れない。
    セル内のデータの先頭や末尾には、意図的に「スペースキー」でスペースを作ってはいけません。検索や抽出に影響します。ただし、同じ列内のデータに、中央揃えやインデントなどの書式設定は、自由にする事ができます。

データベースを取り扱うソフトのことをデータベースソフトといい、沢山のものが市販されていす。Officeのパッケージにもデータベース専用ソフトとして、Access(アクセス)が入っていてます。Excelのデータベース機能は、これらの専用ソフトに比べればあくまで簡易なものといえますが、取り付きやすさ、使いやすさから幅広く利用されています。

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データベース・ウィンドウ枠の固定

データベースとして利用するリストは、大きな表になりがちです。特にスクロールしなければ全体が見えないような大きなものは、列見出しフィールドが見えなくなって、何のデータかわからなくなる事があるものです。このような時、ウィンドウ枠の固定機能を使えば、スクロールしても動かないように、必要な列見出しやフィールドを固定できます。

 

列見出しの固定

 

 

列見出しを固定するには、図のように見出しの1つ下の行番号を選択します。

 

左図のように、ウィンドウ(W)から、ウィンドウ枠の固定(F)を選択します。

 

 

図のように、境界線が表示されます。
スクロールしても列見出しは固定されたままです。

 

 

フィールドの固定

フィールドの固定も、列見出しの固定と同じ手順で行う事ができます。


固定したいフィールドの1つ右の列番号(ここでは、B)を選択し、ウインドウ(W)から、ウィンドウ枠の固定(F)を選択します。
すると、左図のように境界線が表示されます。
スクロールしてもフィールド(列A)は固定されたままです。

 

 

列見出しとフィールドの固定

列見出しとフィールドを同時に固定する事ができます。手順は、ほぼ同じです。


行1
の列見出しと列Aのフィールドを固定するには、セルB2をクリックで選択後、ウインドウ(W)から、ウィンドウ枠の固定(F)を選択します。
すると、左図のように境界線が表示されます。

スクロールしても列見出しフィールドは、固定されたままです。

 

 

ウインドウ枠の解除

どのようにウィンドウ枠を固定しても、解除の方法は1つです。メニューバーのウィンドウ(W)から、ウィンドウ枠の解除(F)をクリックで選択するだけです。ウィンドウ枠の解除(F)のコマンドは、ウィンドウ枠の固定(F)を実行すると固定(F)が自動的に解除(F)に変化するものです。

 
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