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エクセル 基本設定・操作 10

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   基本設定・操作 No 10  

          エクセル ワンポイント編T 

   Q46:エクセルでのファンクションキーの機能
   Q47:作業状態を保存したい
   Q48:エクセル2003のリサーチ機能とは
   Q49:Officeアシスタントの使い方
   Q50:バックアップファイルの作り方

 

Q46
エクセルでのファンクションキーの機能

A46
エクセルでファンクションキーに割り振られている機能は、以下のとおりです。ただし、単独使用の場合です。他のキーと組み合わせるものは、他に沢山あります。

キー

機   能 (役   割)

F1 2000ではヘルプ、2002からはオンラインヘルプを表示する。
F2 セルにカーソルを入れ、編集状態にする。
F3 定義した名前があれば、名前の貼り付けボックスを表示する。
F4 直前に操作した書式設定などを実行する。 セルの参照方法を切替える。
F5 ジャンプダイアログボックスを開く。
F6 ウィンドウを分割したとき、次のウィンドウへ移動する。
F7 英語のスペルチェックを実行する。
F8 拡張機能(セル範囲選択)の実行と解除をする。
F9 計算を再度実行する(再計算)。
F10 メニュバーを選択する、方向キーで移動できる、Enterで開く。
F11 グラフシートを開く、グラフを作成する。
F12 名前をつけて保存のダイアログボックスを開く。

◎ここで取り上げた機能以外に、作業状態によって異なる機能になる場合がありますので、注意してください。
なお、Shift、Ctrl、Altキーを組み合わせると、もといろいろな操作ができます。ショートカットに興味のある方は、勉強してみてください。

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Q47
作業状態を保存したい

A47
複数のExcelのファイル(ブック)を、画面に並べて作業をしている場合などには、その日の作業を終えるとき、そのままの状態を保存しておいて、翌日に再現したいといったことがあります。Excelでは、このような場合、画面の表示状態を保存しておいて、再度表示できるようになっています。
作業を終えるとき、ツールメニューのファイルから → 作業状態の保存 を実行し、作業状態ファイルを作り保存します。翌日、再現するときには、この保存した作業常態ファイルを開きます。そうすると本体ファイルが呼び出されて、前日の画面状態が再現できるようになっているのです。下図が作成した作業状態ファイルです。


拡張子は、図のようにxlw となります。
(通常のExcelのファイルの場合 xls です)フォルダーに表示されるアイコンも異なります。

この作業状態ファイルは、作業状態の情報をファイルとして保存するものです。作業をしているファイルそのものではなく、作業状態の情報のみが保存されます。

翌日、画面状態を再現し、作業したあと閉じる操作をすると、変更を保存するかどうかの案内が表示されます。すべての変更を選択すれば、本体ファイルと共に、作業状態ファイルも上書き保存できます。この操作を繰り返せば、毎日、前日の画面状態で仕事ができるようになります。効率がよくなります。

なお、Excel本体の起動と同時にファイルを開き、作業場状態を再現することもできます。ワンポイント編、基本設定・操作Q28、29を参照してください。ここで説明しているフォルダーを作って、そこに作業状態ファイルを置けば、起動と同時に前日の状態を再現できます。

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Q48
エクセル2003のリサーチ機能とは

A48
2003からリサーチ機能が付きました。使ってみるとなかなか便利な機能です。PCがネットへ接続されていることが前提です。
たとえば、セルに 躊躇(ちゅうちょ)と打ったとき、その意味を知らべたり、ネット上の関連情報を検索することができます。
セルに「躊躇」と打ったときは、右クリックして表示されるメニューから「リサーチ」をクリックします。

 

そうすると、左図のように作業ウィンドウ内に辞書機能が表示され、意味が表示されます。さらに、躊躇を英語やイタリヤ語に訳したりすることができます。(翻訳先の言語を切替えて)

ネット上の情報を調べるには、検索する文字列の下段にある、ドロップダウンリストから、「MSNサーチ(日本)」を選びます。これで、躊躇をMSNサーチが検索した結果が表示されます。表示先をクリックすれば、IEが起動してWebサイトが表示されます。

作業中に意味を調べたり、情報を得るのにとても便利な機能です。なお、リサーチ機能は、ワードなどでも使えます。入力した文字を選択しておいて、右クリックから「リサーチ」を選びます。あとはエクセルと同じです。

このリサーチ機能は、作業ウィンドウから直接使うこともできます。作業ウィンドウの検索枠に調べたい言葉を入れます。たとえば「夏休み」と打ち込み検索します。この場合、まずヘルプの情報を探しますので、「夏休み」がヘルプにあるかないかを検索します。あった場合は、それを先に表示します。「夏休み」の場合は、ヘルプにないので、その他の検索場所が表示されます。ここで、リサーチを選びます。あとの操作は、セルからの操作と同じです。

※作業ウィンドウは、操作に慣れが必要です。いろいろ試してみて下さい。

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Q49
Officeアシスタントの使い方

A49
Officeアシスタントを使っていますか?ある程度操作に慣れると、邪魔になるので多くの方が使っていないかもしれませんね(笑)
でも、開発された方は、それなり苦労して作った機能だと思いますので、敬意を払って使い方の基本を覚えておきましょう。また、実際使ってみると意外なヒントが出てきたり、「あ、知らなかった」と思う操作が提示されることもあります (^_^;)

(1)アシスタントの表示
メニュー内にあるヘルプから、「Office アシスタントを表示する」をクリックします。すでに表示している場合は、「Office アシスタントを隠す」になっています。

(2)ヒントを表示するには
 イルカ(初期設定の場合)の上に表示される電球をクリックします。

(3)各種の設定
各種の設定をするには、キャラクター(イルカ)を右クリックして、表示されるメニューから、オプションを選びます。ダイアログボックスが表示され、各種の設定ができるようになっています。ヒントを表示させる細かな設定ができます。

(3)キャラクターを変える
初期設定は、イルカですが他のものに変えることができます。上記のダイアログボックスで、種類タブを選び、「次へ」をクリックして選びます。

※オプションで、「より効率的な機能の使用方法」「より効率的なマウス操作の紹介」「ショートカットキー」にチェックを入れると、ヒントの表示される頻度が上がります。これでヒントと自分の操作を比較することができます。一度試してみてください。

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Q50
バックアップファイルの作り方

A50
エクセルでは、バックアップファイルを作ることができます。同じファイルを毎日上書き保存するときなど、前回の操作を再現できるため便利です。


うっかり間違ったデータを大量に上書き保存してしまった。前回の作業状態に戻したいといったことを経験したことはありませんか?バックアップファイルを作るとこんなうっかりミスを防ぐことができます。

新規のファイルの場合で説明します。

名前を付けて保存するとき、「名前を付けて保存」ダイアログボックスのツールから、全般オプションを選択します。

すると、下図の保存オプションのボックスが表示されるので、「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れ、OKボタンをクリックします。

これで、通常と同じくファイルに名前を付けて保存します。保存先フォルダーを見ると、保存したファイルがあるはずです。(当り前 笑)しかし、この時にはバックアップファイルはまだ作成されていません。次にこのファイルを上書き保存したとき、同じフォルダー内に自動的に作成されるようになっているのです。
バックアップファイルは、上書き保存するとき、常に前の状態を保存するようになっています。常に上書き前の状態で保存されています。
バックアップファイルは、本体ファイルとアイコンが異なります。また、ファイル名にバックアップの名前が自動的に付きます。

※一度、簡単なファイルを作って確認してみてください。使い慣れると便利です。

 

 

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