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エクセル 基本設定・操作 7

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   基本設定・操作 No 7  

エクセル ワンポイント編T 

      Q31:ファイルの互換性について

      Q32:ドキュメントの回復機能とは
      Q33:日付システムと曜日
      Q34:ウォッチウィンドウとは
      Q35:シートの作業範囲を固定したい

 

Q31
ファイルの互換性について

A31
Excelは2〜3年単位くらいでバージョンアップされています。いま、現役で稼動しているバージョンは、97、2000、2002、2003でしょうか。ひょっとして5.0や95もあるかもしれません。
ここで気になるのが、互換性です。多くのソフトがそうであるように、Excelでも互換性は配慮されています。
古いバージョンで作成されたファイルは、そのまま新しいバージョンのExcelで開くことができます。問題は新しいバージョンで作成したファイルの場合です。通常は問題ないように思いますが、古いバージョンのExcelと頻繁にファイルのやり取りをする場合は、そのバージョンに合わせた保存をしておく方が懸命です。特に、Excel5.0や95で使う場合はその必要があります。
古いバージョンで保存するには、「名前を付けて保存」をするとき、「ファイルの種類」ボックスの一覧から、古いバージョンの形式を選択します(下図参照)。

 

 

(画像:
WinXP&Excel2003)

Excel5.0や95の場合は、「Microsoft Excel 5.0/95 ブック」を選択します。また、2003で97や2000の形式で保存するには、「Microsoft Excel 97− Microsoft Excel 2003 および5.0/95ブック」を選択することもできます。

古いバージョン形式でファイルを保存すると、新しいバージョンに限定された機能は、動作しないので注意して下さい。

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Q32
ドキュメントの回復機能とは

A32
Excel2002よりドキュメントの回復機能が付きました。これはあの忌まわしい強制終了からファイルを守るための機能です。たぶん誰でも97や2000を使っていて、何度か強制終了の痛い目にあったことがあるかと思います(笑)

強制終了が発生後、Excelを起動すると、自動的にエラーが分析され「ドキュメントの回復」作業ウィンドウが表示されます。保存できないまま終了したファイルが、自動保存されていた場合は「ドキュメントの回復」作業ウィンドウで再度ファイルを開くことができるものです。しかし、万能ではありません。回復できない場合もあるようです。
なお、この機能を使うには、自動保存機能を有効にしておく必要があります。ツールからオプションをクリックして、オプションダイアログボックスで自動保存の設定をします。自動保存タブの自動保存のチェックボックスにチェックを入れ、保存間隔時間を設定しておきます(下図参照)。

(画像:Win XP&Excel2003)

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Q33
日付システムと曜日

A33
Excelの日付システムには、1900年基準と1904年基準(Mac)があります。通常は、Windowsの場合、1900年基準で使っていると思います。
実は、この1900年を基準とした場合、1900/1/1〜1900/2/28までの曜日表示が間違って表示されます。
これは、他の表計算ソフトと互換性を維持するために、1900年を閏年として扱うようにしているからです。


左図を見てください。
左側の日付と曜日は、ユーザー設定の表示形式を使ったものですが、入力は、オートフィルで連続入力したものです。

見てのとおり、存在しない2/29(水)が表示されます。このため、
3/1前の曜日表示が間違ってしまうのです。

実務で1900年の曜日を求めることはほとんどないと思いますが、注意しましょう。なお、VBAで曜日を求めた場合は、正解が表示されるようです。

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Q34
ウォッチウィンドウとは

A34
Excel2002からウォッチウィンドウの機能が付きました。あまり使われていないように思えますが、少し操作してみて便利さを実感しましたので紹介します。
シートに沢山の計算式が入力されていて、この式を一覧で確認したいといったことはありませんか。このウォッチウィンドウを使えばそれが可能です。
まず、計算式全部を確認するには、ジャンプ機能で数式を指定します。
ジャンプについては、編集Q17参照。

数式を選択後、表示 → ツールバー → [ウォッチ]ウィンドウをクリックします。表示されたウィンドウの右上にある「ウォッチ式の追加」をクリックし、さらに表示される追加のボックスで「追加」をクリックします。


これで左図のようにウォッチウィンドウ内へ数式情報がすべて表示されるはずです。

(画像:
WinXP&Excel2003)

フリーツールバーなので小さく見づらいときは、シートの上や下にドラッグすれば、画面幅に収まり、見やすくなります。ウィンドウ内の列幅はシートと同じくドラッグで広げることができます。
ウィンドウ内の数式情報をクリックすると、アクティブセルがその式が入力されているセルへ移動します。
この機能を使えば、画面上隠れている数式情報が一目で把握できるようになり、非常に便利です。

元のフリーツールバーに戻すには、シート内へドラッグします。また、表示を中止するには、右肩の「×」をクリックするか、ツールバーのチェックを外します。

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Q35
シートの作業範囲を限定したい

A35
シートの作業範囲を決めて操作したいといったことはないでしょうか。
ワークシートでカーソルの動く範囲は限定して使うことができます。余計なところまでスクロールしないので意外と便利です。
まず、動かす作業範囲を決めておきます。たとえば、A1:J25のように。
次に、ツール → マクロ → Visual Basic Editorから、VBEの画面を表示させます。左側に、プロパティウィンドウが表示されているか確認します。表示されていないときは、VBEの表示 → プロパティ ウィンドウをクリックすると表示されます。

 

プロパティ ウィンドウで[ScrollArea]の文字を見つけてください。その右横 が空欄になっているはずです。そこへ、「A1:J25」を入力します。VBEを閉じ ます。(左図参照)

これで、一般画面に戻ると、カーソルは「A1:J25」の範囲しか動かないはずです。作業効率がよくなります。

 

(画像:WinXP&Excel2003)

なお、ブックを保存すると、この範囲はクリアされます。悪戯目的で使わないように(笑)

 

 

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