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エクセル 基本設定・操作 6

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   基本設定・操作 No 6  

              エクセル ワンポイント編T 

      Q26:図形をきれいに配置するには

 

      Q27:ツールバーのおもしろい設定
      Q28:保存先のフォルダーを指定したい
      Q29:Excelの起動時にブックを開きたい
      Q30:メールにExcelファイル(シート)を添付するには

 

Q26
図形をきれいに配置するには

A26
ワークシート上には、写真をはじめ図形描画機能で描いた図形やクリップアートから取り込んだ図を配置できるようになっています。図形に関する操作は、慣れることが大切ですが、セルの枠線にあわせて配置する方法を紹介しておきます。


セルの枠線にあわせて図形を描く基本は、Altキーを押しながら描きます。そうすれば枠線に沿って描くことができます。
左図はその例です。

(画像:Win XP&Excel2003)

描いた図形や取り込んだ写真の位置を枠線に合わせて動かすには、下図のように「図形の調整」から「位置合わせ」を選び「グリッド」を選択しておきます。

 

動かしたい図形を選択し、キーボードの方向キーを押します。これで自在に枠線に合わせて動かすことができます。

列幅と行の高さを細かく設定しておけば、精度の高い配置が可能です。コツは、配置したい範囲の列と行を同じピクセル値で設定しておくことです。

(画像:Win XP&Excel2003)

なお、上図の微調整(N)を選択すると、方向キーで微細に動かすことも可能です。

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Q27
ツールバーのおもしろい設定

A27
ツールバーのユーザー設定については、メルマガで連載したことがありますので知っている方も多いと思いますが、この中に、ちょっと面白い設定ができるものがあります。それは、「電卓」とゲームの「ソリテア」です。

 

2つのコマンドは、左図の[ユーザー設定] ダイアログボックスから配置します。
[コマンド] ボックスで探すと [ユーザー設定]が2つあるはずです。これが、「電卓」と「ソリテア」です。

選択したコマンドをツール バーにドラッグし、マウス ポインタにプラス記号が表示されたらマウス ボタンを離して配置します。

(画像:Win XP&Excel2003)

ツールバーから電卓のアイコンをクリックすると、下図の電卓が表示されます。

 

この「電卓」と「ソリテア」はWindowsのアクセサリに付属している機能なので、スタートメニューから使うことができます。わざわざエクセル上へ配置する必要もないのですが、配置しておけば急の場合には便利かもしれません。ゲームは仕事中の息抜きになるかもです(笑)

(画像:Win XP&Excel2003)

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Q28
保存先のフォルダーを指定したい

A28
初期設定ではエクセルのブックを保存するとき、「名前をつけて保存」を選択すると、保存先としてマイドキュメントが開きます。また、エクセルを起動してから開くときも、マイドキュメントが開くようになっています。
このように、保存先や開く先としてはじめに表示されるフォルダーをカレントフォルダーといいますが、このフォルダーは設定を変えれば自由に変更することができます。

すべてをマイドキュメントに保存したり、そこから先のフォルダーを順次開いて目的のフォルダーを呼び出すことはできますが、いつもエクセルのブックを同じ場所に保存するのであれば、あらかじめこのカレントフォルダーを決めておくと便利です。
設定は簡単です。「ツール」から「オプション」をクリックして「全般タブを開きます。ここにカレントフォルダー名(D)の入力枠があります(下図参照)。ここのパス名を保存したいパスに名に変えます。

(画像:Win XP&Excel2000)

たとえば、私の既定のパス名は
C:\Documents and Settings\kenzo30\My Documents
ですが、マイドキュメント内にエクセルというフォルダーを作りそこに保存するとすれば、パス名に以下のように「\エクセル」を加えます。
C:\Documents and Settings\kenzo30\My Documents\エクセル

※保存先フォルダーはあらかじめ先に作っておく必要があります。

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Q29
Excelの起動時にブックを開きたい

A29
上記のQ28では、オプションの全般タブで保存先のホルダーを指定する方法を紹介しました。その全般タブの中に2000では、「XLSTART 代替フォルダー名」の入力枠が、2003では「起動時にすべてのファイルを開くフォルダ」の入力枠があります。(バージョンによって名前が異なります)
じつはここにパス名でフォルダーを指定すると、そのフォルダーに入れてあるExcelのブック(ファイル)は、Excelの起動時に一緒に開くことができます。

たとえばそこに
C:\Documents and Settings\kenzo30\My Documents\作業用エクセル
とすれば、「作業用エクセル」に入れてあるブックは起動時にすべて開くことができます。複数のブックを同時に開くことができます。下図は、3つのブックが同時に開かれた時の、タスクバーです。もちろんそのフォルダーに一つのブックを入れておけば一つだけが開かれます。

毎日、同じブックを使い仕事をするのであれば、この指定をしておくと大変便利です。そのブックの作業が完全に終われば、別のフォルダーに移動し、新たに毎日作業するブックをこの「作業用エクセル」にいれておけば、作業効率が良くなります。

※保存先フォルダーはあらかじめ先に作っておく必要があります。

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Q30
メールにExcelファイル(シート)を添付するには

A30
保存しているファイルをメールに添付するには、ご存知のとおりです。
では、開いているファイルやシートをそのままメールで送りたいといったことはありませんか。Excelではファイルでもシートでも簡単に送れるようになっています。ただし、シートの場合はメールの本体として送ることになります。まず、開いているファイルを送るには、ファイルから送信を辿り、メールの宛先(添付ファイル)をクリックします。(下図参照)

 

選択すると指定しているメーラーが起動し送信ボックスが起動します。


(画像:Win XP&Excel2000)

あとは、宛先アドレスを入力すればOKです。添付欄には自動的に開いているファイル名が入力されます。

次に開いているシートを送るには、ファイルから送信を辿り、メールの宛先をクリック(上図参照)します。そうするとヘルプが起動して、ファイル全体を送信するか、シートをメール本体として送るかの案内が出てきます。シートをメール本体として送るを選択します。これで、シートの上に宛先アドレスなどを記入し、送信します。(ファイル全体を選択すると前述の方法と同じになります)

 

 

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