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エクセル 基本設定・操作 4

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   基本設定・操作 No 4  

エクセル ワンポイント編T 

      Q16:シートを非表示にしたい

      Q17:ブックをガードしたい
      Q18:ファイル名の入力制限とは
      Q19:Tabキーの使い方
      Q20:ファイル(ブック)の検索

 

Q16
シートを非表示にしたい

A16
データを隠す方法として、行列の非表示(入門15参照)、シートの保護による数式の非表示(One Point編の基本設定2参照)などがありますが、シートを丸々非表示にして隠すこともできます。

シートを非表示にするには、以下のように行います。


図のように非表示にしたいシートで、メニューバーの書式(O)からシート(H)をたどり、表示しない(H)をクリックします。
これで簡単にそのシートは非表示になります。

ただこのままでは、シート(H)から再表示を選択すると、いつでも再び表示されますので非表示の意味がありません。そこで、ブックの保護機能を使って簡単には再表示できないようにします。
ブックを保護するには、ツール(T)から保護(P)をたどりブックの保護(W)をクリックして、下図のブックの保護ダイアログボックスを表示させて設定します。


保護対象のシート構成(S)にチェックを入れ、パスワードを設定します。
すると、確認ボックスも表示されるので、同じパスワードを入力します。

以上で設定完了です。
これで、書式(O)からシート(H)をたどっても再表示のコマンドは選択できなくなります。解除するには、ツール(T)から保護(P)をたどりブックの保護解除(W)からパスワードで解除します。再表示コマンドが選択できるようになります。
さて、シートを非表示にすると関数などの参照式が無効になると思われるかもしれませんが、全く関係なく参照できます。数式は有効に働きますの安心してください。また、グラフの元データは、行列の非表示で隠すと参照が無効になりますが、このシートの非表示では無効になることはありません。安心して使うことが出来ます。
ただし、設定したパスワードは絶対忘れないように気をつけましょう。

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Q17
ブックをガードしたい

A17
Excelのブックの中には、他人に見られたくない、改ざんされたくないというものがあるはずです。このようなブックは、パスワードを設定してガードすることができます。
パスワードを付けてブックを保存するするには、ファイル(F) ⇒ 名前を付けて保存(A)を選択し、ファイル名を付けて保存ダイアログボックスで設定します。
次に、下図のようにダイアログボックスの右上にあるツール(L) ⇒ 全般オプション(G)をクリックします。



すると上図の保存オプションのボックスが表示されるので、ここでパスワードの設定をします。
設定するパスワードには「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の2種類があります。
読み取りパスワード」を設定すると、ブックを開くときにこのパスワードを知らなければブックを開くことができなくなります。
書き込みパスワード」設定すると、ブックを開くことはできるが、上書保存ができなくなります。
このパスワードを入力しないで開くと、ブックは「読み取り専用」になり、ブックの更新(上書き保存)ができなくなります。勝手にブックが改ざんされるのを防ぐことができるわけです。 

ブックに設定した「読み取りパスワード」は絶対忘れないようにしましょう。どこかにメモっておくといいかもしれません。忘れるとそのブックは二度と開けなくなります。注意して取り扱ってください。

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Q18
ファイル名の入力制限とは

A18
ファイル名には入力制限があります。
文字数の制限とファイル名として使用できない記号の制限です。下記の表のとおりです。

制限項目 制       限
文字数 半角で 215 文字、全角では 107 文字まで
記 号

スラッシュ (/)、円記号 (\)、不等号記号 (<>)、アスタリスク (*)、疑問符(?)、
ダブルクォーテーション (")、縦棒 (|)、コロン (:)、セミコロン (;) は入力不可

これらの制限を越えて名前を付けようとするとエラーになります。

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Q19
Tabキーの使い方

A19
Tabキーには、いろいろな役割が設定されています。
データを入力してEnterキーを押すと、標準設定ではアクティブセルは、下へ動きますが、このとき右横へ動かすにはTabキーを押します。これはご存知の方も多いですね。では、左へ動かすにはというと、
Shift+Tabキーで左へ動かせます。
もう一つTabキーは、ダイアログボックス内でカーソルを下の入力枠へ移動するのに使えます。これはエクセルだけでなくパソコン上のあらゆる入力ボックスに有効だと思います。
たとえばIF関数の貼り付けボックスで「論理式」の入力が終わったあと、Tabキーを押すとカーソルが「真の処理」の入力枠へ動きます。更に、Tabキーを押すと「偽の場合」へ動きます。

これまで、マウスでカーソルを移動していた方はいませんか?Tabキーは便利です。他にもいろいろ便利な使い方があるかもです。

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Q20
ファイル(ブック)の検索

Q20
ハードディスク内の大事なファイルが行方不明になったことはありませんか?
ファイルの行方不明は、日常的によく起こる問題です。さて、こんな時あなたはどうしてますか?

Windowsのスタートにある検索で捜すという方法がありますが、検索方法は他にもあります。

 

エクセルのファイルであれば、エクセルを起動してファイルを開くダイアログボックスから検索することができるのです。

左図のように、ファイルを開くダイアログボックスの右上、ツール(L)の▼をクリックし、検索から検索することができます。

クリックすると検索ダイアログボックスが表示されるので、このボックスで検索の設定をします。

このボックスでは、検索条件の設定、検索先の設定などができますので効果的にエクセルのファイルを捜すことができます。
たとえば、名前を忘れていても、Excelのファイルを検索するようにしておいて、検索先を決め、図のようにサブフォルダーにチェックを入れ検索すれば、ファイルを開くダイアログボックス内にサブフォルダーも開いて一覧のファイルが表示されます。使ってみると結構便利です。
いろいろな検索ができますので、実際に操作して覚えてください。なお、このファイルを開くダイアログボックスから検索する方法は、ワードにもあります。

 

 

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