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エクセル基本設定・操作 2

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   基本設定・操作 No 2  

エクセル ワンポイント編T 

      Q6:0(ゼロ)値を表示させたくない

      Q7:シート枚数の多い中からシートを選ぶには
      Q8:数式を変更されないようにしたい
      Q9:ショートカットキーを知りたい
      Q10:アクセスキーとは

 

Q6
0(ゼロ)値を表示させたくない

A6
数式を入れたセルは、確定しないデータがあると0(ゼロ)が表示されることがあります。
実務では、データ未確定のまま報告書を作ることもあり、 0(ゼロ)が表示されたままでは、いかにも格好が悪いものです。 このような場合、0(ゼロ)を非表示にする方法があります。 
最も簡単な方法は、ツールからオプションをクリックして表示される「オプションダイア ログボックスで設定するものです。

 

表示タブを選択し、ウィンドウオプション内のゼロ値(Z)に付いているチェックマークを外して、OKボタンをクリックしてください。 これで、チェックを外したシートの0(ゼロ)値は非表示になります。
この設定は、そのシートだけに適用されます。 

なお、他に関数やユーザー定義の表示形式を使い、0(ゼロ)やエラー値を非表示に する方法もあります。

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Q7
シート枚数の多い中からシートを選ぶには

A7
Excelのワークシートは、メモリーの許容範囲内で何枚でも追加できます。しかし、数十枚のブックになると、目的のシートを探すとき大変です。
シート名を付けていても、一定以上の枚数になるとスクロールバー内へ隠れてしまいます。

 

こんな時は、左図のようにシート見出しの左にある見出しのスクロールボタンを右クリックします。するとシート名の一覧が表示され、目的のシートを選択することができるようになります。
ただこれも15枚以上になると、それ以上は表示されません。その場合は、表示された一覧の一番下にある「シートの選択」をクリックします。すると、「シートの選択ダイアログボックスが表示され、ここにすべてのシートの一覧が表示されます。ここから目的のシートを選択するようにします。
慣れるととても便利な操作方法です。

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Q8
数式を変更されないようにしたい

A8
複数でパソコンを使っている場合、他人にせっかく作った関数式などを消されてしまう場合があります。このようなことを防ぐには、シートの保護機能を使います。

 

シートの保護は、「ツール」から「保護」、「シートの保護」を選び、表示されるボックスで、3つのチェック項目にチェックを入れます。
この時、パスワードの入力も可能です。画面の指示に従います。

ただ、このまま保護するとシートの何処にも入力できなくなります。保護しても入力したい個所は、保護のロックを外しておく必要があります。
そのためには、保護しないセルを選択し、書式からセルの「セルの書式設定ダイアログボックスを表示させ、この「保護」タブで設定します。

 

入力したい箇所は、「保護」タブ内のロックのチェックを外します。
これで、シートの保護をしても、ロックを外したセルは、入力可能になります。(ただし、制限あり)
なお、保護タブ内にある「表示しない」にチェックを入れると、数式バーに何も表示されなくなります。
いろいろな設定をして確認してみてください。

この保護機能は、Excel2002から強化され、より細かな設定ができるようになっています。

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Q9
ショートカットキーを知りたい

A9
Excelの各メニューバーをクリックしてみてください。


たとえば、左図のようにファイルをクリックすると新規作成の横に「Ctrl+N」、印刷の横には「Ctrl+P」などの文字があります。実はこれがショートカットキーなのです。各メニューには、いくつか表示されると思います。

これは、基本的なショートカットキーで、Wordなどと共通な操作がありますので一度整理して覚えるとかなり効果的かと思います。
その他Excelには、沢山のショートカットキーがあります。ヘルプで「ショートカットキー」と入力して検索してみてください。今まで知らなかった操作が沢山出てくると思います。

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Q10
アクセスキーとは

A10
知られているようで、意外に知られていないものにアクセスキーがあります。ダイレクトアクセスキーとも呼ばれ、メニューバーのコマンドをキーボードから操作できるキーのことを言います。
これは、エクセルだけの機能ではなく、windowsのアプリケーションに共通する操作方法です。もちろんワードでも操作方法は同じです。すべて「Alt」キーと組み合わせて使います。

 

たとえば、ファイルメニューは、ファイルの後ろに記されている下線引きのアルファベット(F)を、「Alt」キーとあわせて押すことで表示させます。「Alt + F」です。
続いてメニュ内のコマンドを実行するには、「Alt」キーを押したまま、コマンドの下線引きアルファベットと同じキーを押します。上書き保存(S)であれば、「S」キーです。

(左図では、赤線がアクセスキー青線が通常のショートカットキーです)

このように、アクセスキーだけで次々にコマンドを実行することができます。キーボード操作に慣れた人には、非常に便利な方法です。

 

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