One Point

Q16
印刷トラブルの回避方法

A16
エクセルでの印刷には、トラブルがつきものです。質問掲示板にもよく質問が寄せられています。印刷のトラブルの中には、バグが関係していることもあります。

はじめに、エクセルは、印刷があまり得意ではないということを知っておきましょう。
実際マイクロソフトのサイトには、そういった記述があります。表計算で求められる機能は、計算機能であり、大きなシートを素早くスクロールさせ、表示する機能です。そのために、これ等を重視する構造になっていて、印刷することにあまり力を注いでいないということです。印刷することに力点を置けば、もっと違った構造になっていると思います。この辺がワードなどとの違いです。
とはいっても、印刷は必要です。印刷をするために必要な幾つかのポイントをまとめておきます。

（1）ページ設定の前に必ず印刷するプリンターを選択する

これは基本です。ページ設定の前に、プリンターを選択して、ドライバーをエクセルに認識させておく必要があります。あらかじめエクセルは、ページ設定で使用するプリンタードライバーの情報を取り込んでページの割付を行うからです。ページ設定後にプリンターを変えると誤差が出ます。要注意です。
また、インクジェットプリンターなどは、よくドライバーの更新が行われています。メーカーのHPにアクセスし、最新のものをインストールしておきましょう。これでトラブルを回避できたケースもあります。

（2）印刷プレビューで確認と調整を行う

ワークシート側とプレビュー画面の違いはよくあります。これは、プレビュー側を信じましょう（笑）
プレビューは、印刷結果を再現するように作られているからです。万一、プレビューと印刷結果が異なっている場合は、上記の（1）を再度確認してください。

（3）その他

エクセルの印刷では、パソコンやプリンターが異なると同じブックでもズレが出ることがあります。この原因は、パソコン毎に表示倍率が微妙に異なることやプリンターのドライバーが異なるために起る問題です。機種の異なるパソコンやプリンター間で、ブックの受け渡しをする場合には、注意が必要です。
ブックの受け渡しに伴う印刷のズレのうち、ページ範囲のズレは以下の対処で防げます。

ページの範囲のズレであれば、左図のようにページ設定のページタブにある拡大縮小印刷で横ページ数と縦ページ数を設定しておけば回避可能です。 　 　 （画像：Win XP＆Excel2000）

ただし、列幅等のズレは、そのパソコンとプリンターのドライバーに合わせて、そのつど調整するしかありません。

いずれにせよ、エクセルは印刷があまり得意ではないことを念頭においておき、トラブル毎に冷静に対応することが肝要です。

※特殊なトラブルは、バグの場合もあります。マイクロソフトのサイトで確認することをお勧めします。

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Q17
数値をコントロールして印刷したい

A17
印刷時に、基準に届かない数値データは印刷したくない。あるいは、調整中などと表記して印刷したいといったことはありませんか？ 
何か二重帳簿を作るようで気が引けますが（笑）、実務ではあり得ます（爆）

このような場合、ユーザー定義の表示形式を使うと効果的です。ユーザー定義では、元データを改ざんすることなく、見かけだけ変更して印刷することができます。
たとえば、達成率を表示している表があるとして、50以下は空白にし、印刷させないことが可能です。下図はその例です。左の表を右のように表示形式で、空白にしています。（数式バーには、元データがそのまま表示されるので注意してください。）

設定するには、範囲を選択 （例では、C3：C6） → セルの書式設定ダイアログボックス → 表示形式タブのユーザー定義で行います。

左図のように、種類の入力枠へ、 　[<=50]""; と入力します。これで、50以下の数値は、空白になります。（空白表示は、条件付き書式でも可能。） では、調整中の文字を表示するにはどうすればいいでしょうか？ いたって簡単です。 　[<=50]"調整中" G/標準 と入力します。これで、50以下は、調整中と表示されます。（G/標準は自動的に追記される。） （画像：Win XP＆Excel2003）

このように、ユーザー定義の表示形式では、数値を比較演算子を使って、ある程度コントロールすることができます。（ユーザー定義の表示形式は、特別編「特別3」を参照。）

このユーザー定義の表示形式では、もう少し詳細な設定も可能です。つまり
[数値範囲A]表示形式A；[数値範囲B]表示形式B;表示形式C
とした設定が可能です。数値範囲Aの表示形式が表示形式A。数値範囲Bの表示形式が表示形式B。その他が表示形式Cとなります。
たとえば、[黒][>=80]#,##0;[青][>=50]#,##0;[赤]G/標準　と設定すれば、80以上は黒色で、50〜80までは青色で表示されます。50未満は、赤色で表示されます。（G/標準は自動的に追記される。）

その他以下のような設定が可能です。
☆ 50未満を赤色で未達成と表示するには、[黒][>=80]#,##0;[青][>=50]#,##0;[赤]"未達成"　
☆ 50未満を非表示にするには、[黒][>=80]#,##0;[青][>=50]#,##0;　（ポイントは、最後尾に ； を入れることです。入れないとG/標準が追記され非表示になりません。）
☆ 0〜49を60と置き換えて表示するには、[黒][>=50]#,##0;[青][>=0]"60";　 （50以上は、黒色で表示され、0〜49は青色で60と表示されます。なお、マイナス数字は、最後尾に；を入れているため非表示になります。この場合、置き換えられた60は、計算の対象にはなりません。60は表示形式での見かけの数字ですから、計算対象になるのは基データです。）

このユーザー定義の表示形式を、比較演算子によりコントロールする方法は、条件付き書式や関数での処理よりも、便利な場合がありますので使ってみてください。