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エクセル 編集 10

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   編集 No 10

                    One Point

   Q39:空白セルに色を付けるには
  Q40:並べ替えても連続番号は固定しておきたい
   Q41:部分的に並べ替えをしたい
 Q42:書式が一致するセルを検索したい
 Q43:オブジェクトを簡単にコピーしたい

 

 

Q39
空白セルに色を付けるには

A209
表などの背景に、空白を条件に条件付き書式で色をつけておくと、入力ミス、見落としが減り便利になります。
たとえば、B2からB40に入力セルがあるとして条件付き書式を設定します。
(条件付き書式の詳細は、初級4及び中級7を参照)

上図のように 条件付き書式のダイアログボックスを呼び出し、「数式が」を選択し=IF(B2="",TRUE,"") と式を入力します。書式でパターンから好みの色を選びます。これでOKボタンをクリックします。
次に、このB2セルの条件付き書式をB40までコピーします。コピーの仕方は、ツールバーの
書式のコピー/貼り付けボタンなどを利用し、書式だけをコピーします。

これで、セルの背景に色が付き、左図のようにデータを入力すると背景の色は消えるようになります。

なお、条件付き書式の条件をIF関数で設定しましたが、=ISBLANK(B2)で設定しても同じように空白セルに色を付けることが出来ます。

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Q40
並べ替えても連続番号は固定しておきたい

A40
表に連続番号を振った名簿などを、名前を基準に並べ替えると、並べ替えによって番号も一緒に並べ替えられてしまいます。たとえば、下の左表は、右表のように並べ替えられてしまいます。

これを防ぐには、シートの行番号から番号を取得できるROW関数を使い、連続番号を振っておきます。ROW関数は、行番号から番号を取得するため並べ替えによって番号が変わることがありません。
ROW関数を使うには、引数を入れず =ROW( ) とします。これでセルがある行番号を取得します。たとえば、B2セルに =ROW( ) と入力すれば 2 を求めることができます。

連続番号の始まりがB2セルからだとすれば、=ROW( )では 2 を返しますので、=ROW( )-1 とします。これで 1 を求めることができます。B2セルを必要なところまでオートフィルでドラッグしコピーします。これで連続番号が完成します。
下の表は、名前を基準に並べ替えた例です。(右表が並べ替え後です)

この連続番号は、行番号を取得して振る番号ですので、名簿の名前を基に並べ替えても番号は変わることがありません。

なお、列番号を取得するにはCOLUMN関数を使います。ただし、アルファベットではなく、番号になりますので注意してください。使い方はROW関数と同じく、=COLUMN( ) で求めることができます。

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Q41
部分的に並べ替えをしたい

A41
実務でリストを部分的に並べ替えたいといったことはありませんか。
エクセルの並べ替え機能は、範囲選択しておけばその範囲だけを並べ替えることができます。

たとえば、A1:G20 のリストがあったとして、A2:G8 の範囲を、C列を基準にして並べ替えるとします。
まず、下表の例ように、A2:G8 の範囲を選択します。この時、アクティブセルはA2になっているはずですから、Tabキーを押してアクティブセルをC2へ移動します。

この状態でツールバーの並べ替えボタン(昇順又は降順)を押します。これで範囲選択したA2:G8 が並べ替えられます。

この技を使うには、並べ替えたい範囲をしっかり範囲選択しておくこと。また、並べ替えの基準とする列(行)を確実にアクティブ状態にしておくことが肝要です。
失敗したら元に戻すボタンで元に戻しましょう。

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Q42
書式が一致するセルを検索したい

A42
プレゼン用のワークシートなどでは、様々な書式を駆使して作りがちです。このような時、同じ書式かどうかを調べる必要がでてくるものです。

このような場合、検索機能を使えば、比較的簡単に調べることが出来ます。MS明朝のフォントが入力されているセルを検索する例で説明します。
まず、メニューの編集から検索をクリックします。表示されたダイアログボックスでオプションをクリックし、更に書式をクリックします。そうすると新たに書式の検索ダイアログボックスが表示されるので、ここでフォントタブを選択し、フォント名からMS明朝を選択します。(ここでスタイルやサイズの項目を入力するとより詳細な検索が可能になります。)下図を参照。
これで検索を掛ければ、MS明朝のフォントを検索することができます。


さて、この書式の選択ダイアログボックスでの設定は結構面倒です。
もし、セル内に設定してある書式と同じ書式を探すのなら、もっと簡単に設定できます。それは、オプションから書式をクリックする前に、書式の横にある小さな▼をクリックし、「セルから書式を選択」を選びます。そうするとマウスポインターの形が変わるので、これで検索したい書式のセルを選択します。この操作で同じ書式を選択する設定をしたことになります。

次に、ダイアログボックスの下にある、「すべて検索」か「次を検索」かを選びます。「すべて検索」を選ぶと検索結果が一覧表示されます。「次を検索」するとボタンをクリックするたびにシート上で順次その書式のセルを選択します。

なお、この検索では、検索場所や検索方向などをアレンジすることができます。
実際に操作して確かめて下さい。


Q43
オブジェクトを簡単にコピーしたい

A43
ワークシート上に付加されたオートシェイプ、写真、画像、グラフなどを、オブジェクトと言います。このオブジェクトという言葉は、使い方の面倒な言葉で、多くはプログラムの世界で使われます。エクセルでは主にVBAで使われる言葉ですが、一般操作では、ワークシート上に付加した画像などを指します。

ワークシート上のオブジェクトをコピーするするには、通常のコピーボタンと貼付けボタンの操作で行うことができます。しかし、もっと簡単な方法があります。


それは、Ctrlボタンを押しながら対象の図形をドラッグする方法です。移動したい対象をCtrlボタンを押してマウスを当てると、マウスポインタに小さい+が表れるので、そのまま目的とところまでドラッグします。簡単にコピーできます。

この操作は、オブジェクト(ワークシート上の)であれば、写真、グラフなどでも同じです。簡単にコピーできます。なお、ワードでも同じ操作ですので覚えておいてください。

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