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エクセル 編集 9

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   編集 No 9

                    One Point

      Q34:列内から重複を排除し、抽出したい
      Q35:エクセルの画面を画像化したい
  Q36:ファイル名を手際よく変更するには
  Q37:テキストファイルをエクセルで開くには
  Q38:独自設定による並べ替え

 

Q34
列内から重複を排除し、抽出したい

A34
最近、実際に使った技の紹介です。
仕事で製品名が幾つも重複して入力してある100行ほどの列から、一つずつその名前を横のセルへ抽出する必要が出てきました。それもその製品名が始めに出てくるその横にです。通常であれば、重複を排除するには、フィルターオプションを使えば簡単なのですが、この場合は使えません。

 

A1に製品名の見出しがあり、A2からA100まで混在して、重複した製品名が入力 されています。重複を避け、最初に出てくる名前をB列に抽出します。

 

B2セルへ
=IF(COUNTIF($A$2:A2,A1)>1,"",A2) と入力し、B100までオートフィルでコピーします。見事に一発で完成しました。
COUNTIFは条件に合う個数を数える関数です。よく入力規則のユーザー設定で=COUNTIF(A:A,A1)=1 として重複入力を避ける方法で使われます。
参照:基礎コーナ中級10
COUNTIF($A$2:A2,A2)では、範囲の中でA2の条件に合うものの個数を数えていますが、その範囲が
$A$2:A2で変に思えるかもしれません。これは、オートフィルでコピーすることを前提としているので、頭は$A$2で絶対参照で固定し、A1の方は変化するようにしているわけです。
たとえば、B10セルでは、
=IF(COUNTIF($A$2:A10,A10)>1,"",A10) となります。常にそのセルより上の範囲内の個数を数えていることになります。この結果、その製品名が上の範囲で1つ以上あれば、空白で返し、1つであればその製品名を返します。これで、最初に出てくる製品名が抽出できるわけです。

※オートフィルターオプションで重複を排除するには
参照:OnePoint 編集NO3 Q15参照

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Q35
エクセルの画面を画像化したい

A35
エクセルの操作をしていて、その状態を画像化したといったことはありませんか?画像化しておくと友人にその状態を見せたい時などに便利です。

画像化することをスクリーンショットあるいは画面キャプチャーなどといいます。この機能は、エクセルの機能ではなく、Windowsに付属している機能ですから、Win上の画面は、画像化できます。
操作はいたって簡単です。撮りたい画面を表示さておいて、キーボードの「Print Screen」キーを押します。ノートパソコンの場合は、メーカーや機種により異なるかもしれませんが、「Fn」キー + 「Print Screen」キーを押します。これで、画面が画像化されパソコン内に一時保存されます。なお、画面に呼び出しているダイアログボックス類だけを撮りたい場合は、この操作に「Alt」キーを一緒に押します。これでアクティブになっているものだけを撮ることができます。

一時保存されたキャプチャー画像は呼び出さないと使えません。そのまま、エクセルやワードに表示させるには、「貼り付け」ボタンを押します。BMP画像として表示されます。この画像を元に、トリミングや図形描画機能を使い文字を入れたり加工可能です。そして、再度キャプチャーすることも可能です。

さて、キャプチャーした画像は、フォルダーに保存して使いたいものです。そのためには、画像ソフトを使います。ソフトを持っていない場合は、Win付属のペイントを使うと便利です。
ペイントは、スタート → プログラム → アクセサリ内にあります。起動して、編集から「貼り付け」をクリックします。(下図は、ペイントの例)

 

これでペイントへ貼り付けできますが、キャンパス画面が画像より大きいと余白ができてしまいます。そこで、あらかじめキャンパスを小さくしておきます。こうすれば、貼り付けるときキャンパスを大きくする案内が表示されるのでOKボタンを押せば、画像とキャンパスを合わせることができます。

ペイントに貼りつけられた画像は、BMP形式の画像ですから、サイズが大きくなります。保存するとき、ファイルの種類で必要な形式を選びます。JPEG、GIF、PNGなどの選択ができます。なお、ペイントで画像の一部を保存するには、範囲選択してコピー&ペーストで新規のキャンパスに貼りつけてから、保存し
ます。

※キャプチャー画像を作るには、この他に専用ソフトを使う方法があります。
 検索するとWeb上にフリーのソフトが沢山あるかと思います。私が使ってい るものを紹介しておきます。
よしべぇ工房さん の画面キャプチャー「CapHey」です。

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Q36
ファイル名を手際よく変更するには

A36
ファイル名を変更するとき、どのようにされていますか?きっと、どれも間違いではないと思いますが、いくつか紹介しておきます。

(1)ファイルのアイコンを右クリックしてから、名前の変更のメニューを選択し、編集状態にして新しい名前  を入力する。これが一番多いかもしれませんね。

(2)アイコンを選択してから、ゆっくり名前の部分をクリックし、編集状態にして新しい名前を入力する。

(3)アイコンを選択してから、F2キーを押し編集状態にして、新しい名前を入力する。

※知らなかった方法はありましたか?(2)の方法は、うっかりするとダブルクリックになってしまい、ファイルが開いてしまいます(笑) (3)が一番いいかもしれません。
これ等の方法は、エクセルのファイルだけでなく、Windowsのソフトに共通する操作です。

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Q37
テキストファイルをエクセルで開くには

A37
一定のルールで作られたテキストファイルは、エクセルで開き、利用することができます。
いろいろなソフトの中には、そのソフト独自のファイル形式で保存する以外に、テキスト形式で保存できるものが多くあります。こうしたソフトのデータを、エクセルで利用できるようテキストで保存するには、データ間に「カンマ」を入れるか「タブ」を入れるかなどを保存時に聞かれるようになっています。その操作を選択すれば、自動的に処理されて保存されます。

ファイルの開き方は簡単です。
エクセルを起動し、ファイルの「開く」からテキストファイルの保存先を探します。この時ファイルを開くダイアログボックスのファイルの種類欄に注意してください。ここを、すべてのファイルやテキストファイルにしておかないと、テキストファイルが見つかりません。探したら、テキストファイルを選択し、開くをクリックします。

 これで、下図のようにテキストファイルウィザードが起動し、データのファイル形式などを選択します。次にボタンをクリックして、あとは案内に従い、操作します。間違ってもやり直しができます。最後まで操作すると、シートにデータが表示されます。カンマやタブで区切られたデータは、きちんとセルに振り分けられているはずです。

テキストファイルウィザードの使い方がわからない方は、下記のページに「区切り位置指定ウィザード」の使い方を掲載しています。操作が似ていますので参考にして下さい。

http://www.kenzo30.com/ex_kisopoint/onepoint_hensyu7.htm

 外出先でPCはあるもののエクセルがない場合には、データをWindowsに付属している「メモ帳」に入力しましょう。メモ帳は、テキストエディタですから、入力して保存しておけば安心です。入力する際、データ間には、カンマを入れるかタブキーを押して間隔をあけます。もちろん改行もOKです。このファイルをエクセルで開けば、カンマやタブはセルに振り分けられ、改行も反映されているはずです。データをエクセルで加工後、保存するには、そのままテキストで保存することもできます。もちろんエクセル形式で保存することもできます。

※テキストファイルとは、文字データだけで作られたファイルなので、一切の装飾がありません。ただし、改行やタブなど最低限の構成情報はあります。
テキストファイルは、マックでも開くことができます。
※Windows付属の「メモ帳」は、テキスファイルを扱うことのできるテキストエディタです。

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Q38
独自設定による並べ替え

A38
並べ替えには、昇順、降順が一般的ですが、独自設定による並べ替えも可能です。たとえば、会社です。同じ部署内でも序列があり、名前を単純に昇順や降順にできないこともあります。何かの表を作っても、序列どおり並んでいないと具合が悪いものです。こんな時、この機能を使えば便利です。

この独自設定による並べ替えを実行するには、まず、ユーザー設定リストに登録しておく必要があります。ここに設定しておけば、オートフィルでも使えるので便利になります。
ユーザー設定リストの使い方は、ワンポイント編T入力操作 No6 ユーザー設定リストについてを参照。

たとえば、下図の左側のデータを右側のように並べ替えるとしましょう。


その場合は、ユーザー設定リストに、山下、青柳、大山、佐々木、宮園、大垣 の順で設定します。

次に、表内のどこかのセルを選択しておいて、データ → 並べ替え でダイアログボックスの最優先されるキーで名前を選び、昇順を選択します。

更に、ボックス下部のオプションをクリックし、並べ替え順序の指定の枠内で、山下、青柳、大山、佐々木、宮園、大垣 を選択します。これでOKボタンをクリックし、並べ替えボックスでOKをクリックすれば 上図で示した並べ替えが実行されます。

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