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   編集 No 7

                    One Point

   Q28:データの分割

 

 

Q28
データの分割

A28
実務では、セルに入力されたデータを別のセルへ分割したいことがよくあるものです。こんな時、データ の区切り位置の機能を使うとうまくできることがあります(区切り位置指定ウィザード)。

この機能には、区切り位置を決めるのに2つの方法があります。一つは、区切り文字(スペース含む)を指定する方法です。もう一つは、文字数で位置が決められる場合に、プレビューで位置を指定して行う方法です。

まず区切り位置を文字で指定する方法。
たとえば、下図のようにA1〜A3へ県名と市名がスペースで区切られて入力されているとします(スペースで区切られていない場合は「県」でも可能。ただし、分割後「県」は削除される)。
A1〜A3を範囲指定し、下図右のようにデータ(D) の区切り位置(E)をクリックします。

(画像:Win XP&Excel2003)

下図のように、区切り位置指定ウィザード(1/3)が開きます。

 

ここで、元データの形式の中から上の「カンマやタブなどの区切り文字…」を選び「次へ」をクリックします。

 

 

 

(画像:Win XP&Excel2003)

ウィザードが「2/3」となります。そして、区切り文字の中から「スペース」へチェックを入れます。スペースが無くて「県」で区切る場合は、その他へチェックを入れ横の入力枠へ「県」と入力します。

 

下のプレビューを見ると分割後の状態を確認することができます。

ウィザードは「3/3」までありますが、詳細な設定をする必要がなければ、このまま完了ボタンをクリックします。下図のように、市名がB1〜B3へ転記されます。


ただし、スペースではなく、その他として「県」で区切った場合はA1〜A3の県名からは、「県」が消えます。

指定文字がカンマやスペースなど記号系のものであれば消えてもいいのですが…構成している文字の場合は、困ることがあるかもしれません。

元データが2004/11/12のようなものであれば、その他で「/」を指定文字にしてそれぞれ分けることができます。この場合も「/」は消えます。日付データなどは、詳細な設定をするために、下図のようにウィザード
3/3へすすみます。ウィザード3/3まで進むとデータ形式の指定ができます。

 

列のデータ形式は、プレビューで列ごとに変更することができます。
プレビューで列をクリックして、対象列を指定してから行います。

日付データをG/標準で分けると、年の部分がシリアル値として認識され1900年代の表示になります。この場合、セルの書式設定を「標準」にすると「2004」に戻すことができます。なお、、データ形式をあらかじめ文字列として分ければ、「2004」と表示できます。

次に、文字数で位置が決められる場合にプレビューで位置を指定する方法です。
ウィザード1/3で「スペースによって右または左…」を選びます。「次へ」をクリックします。下図のようにウィザード「2/3」へ進みます。

 

ここで、プレビュウ画面で分けたい位置をクリックします。矢印が表示され、その位置が分ける位置になります。複数の位置指定が可能です。

矢印はドラッグすれば位置変更が可能ですし、矢印をダブルクリックすれば、削除することができます。詳細設定をするには、ウィザード3/3へ進みます。ウィザード3/3は、「カンマやタブなどの区切り文字…
の3/3と共通のボックスです(3/3画像を参照)。
この方法で分ける場合は、指定文字のように消える文字はありませんので、分けたい位置が文字数で揃っている(例の「東京都」のように)と便利な方法です。

一般にこの区切り位置機能を使う場合は、タブやスペース、カンマが入っているデータの場合にうまく分けることができます。紹介したように指定文字や位置で分ける場合は、画一データでないとうまく分けられない場合もあります。分けた後で、修正する手はありますが。。

細かな説明は省略しましたので、自分でいろいろ操作して覚えてください。なお、データを分割するには「文字列操作関数」もよく使われます。

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