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エクセル入門 6

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   入 門 6   

                    Excelの基礎

  オートフィル(連続データの入力)
  オートコンプリート(入力の補助)
  オートカルク(集計の確認)

 

オートフィル(連続データの入力)


表を作成するときは、項目の番号や月名などの連続するデータを入力することが多いものです。エクセル(Excel)には、連続するデータを入力する場合、簡単に入力できる便利な機能がついています。

この操作を使えば、連続するデータの入力が簡単になります。

 

連続するデータの入力


月名入力のように連続するデータは、図のようにドラッグで簡単に入力できます。

セルの右隅にマウスポインタを当てると表示に変わるのでそこでドラッグします。

図は、列方向へドラッグしていますが、行方向でも同じ操作です。

 

 

このように連続するデータを入力する機能を、オートフィル機能と言います。

 

 

 

データ間に差がある場合の入力


オートフィル機能
は、データ間に差がある場合も図のように二つのセルを選択して、マウスポインタを右隅に当て、表示に変わったところでドラッグすれば実行できます。

 


オートフィル機能で、連続する数字だけを入力する場合は、セルに先頭数字を入力しておいてCtrlキーを押したままドラッグします。逆に曜日や日付はCtrlキーを使うと同じデータがコピーされます。

 

 

ユーザー設定リスト

 

オートフィル機能が使えるデータは、メニューバーの「ツール(T)」「オプション(O)」のダイアログボックスを表示させ、<ユーザー設定リスト>パネルで確認できます。

ここで自分独自のリストを作ることも出来ます。

 

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オートコンプリート(入力の補助)


文字を入力すると、同じ列内に同じ読みから始まるデータがあれば、そのデータが表示され簡単に入力できます。

このように入力を助けてくれる機能は、いろいろなソフトに付属しているので、すでに体験済みの方も多いでしょう。

 

オートコンプリート


図では、「さ」と入力した時点で、同じ列内の「佐々木」が表示されています。このときEnterを押すと「佐々木」が確定されます。ただし、入力しようとしている文字が「佐々木」と異なる場合は、表示を無視して必要な入力をします。
この機能をオートコンプリートと言います。

なお、この機能は、列方向のみ有効であり、行方向では無効です。また、数値、日付、時刻だけを入力する場合も機能しません。

 

 

リストから選択の場合

 

同じ列内に文字を入力する場合、選択したセルを右クリックで表示されるショートカットメニューから、「リストから選択(K)」を選ぶと、図のように同じ列内の文字が表示されます。このリストから目的の文字を選択し入力することが出来ます。

この機能もオートコンプリートの一つです。

なお、この機能も数値、日付、時刻のデータは、リストには表示されません。

オートコンプリート機能は、メニューバーの「ツール(T)」「オプション(O)」のダイアログボックスを表示させ、編集パネルにある<オートコンプリートを使用する(C)>のチェックマークをはずせば機能しなくなります。標準では、ONになっています。なお、リストからの選択は、チェックマークをはずしても使うことが出来ます。

 

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オートカルク(集計の確認)


エクセル(Excel)には、選択したセル範囲のデータの集計値を簡単にステータスバーに表示する機能があります。この機能の事をオートカルクと言います。

作成した表内の数値データのある範囲を選択すると、その合計や個数を表示してくれます。

 

オートカルクの使い方

 


図のようにセル範囲を選択すると自動的に集計され、表示されます。「Ctrlキーで離れたセル範囲を選択(入門5参照)しても同じように集計されます。

このようにステータスバーに表示される集計値は、直接セル内へ取り込んだり表示させる事はできません。あくまで確認用です。

初級編で解説しているリスト(データベース)で使うと便利です。

下図のように合計以外の集計ができます。

 

ステータスバーを右クリックすると図のように集計方法の一覧が表示されます。
クリックで選択して設定します。標準では、合計になっています。

データの個数(C)を選択すると、文字列データでもその個数を数えます。

 

 

 

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